烟草在线专稿　　2015年12月1日，甘肃省定西烟草的一份最新数据显示：近两年来，车辆修理费用持续大幅下降，累计节约费用73.08万元；办公用品及耗材、纸张费用持续降低，累计节约费用104.31万元；印刷费用较去年同期下降16.88万元……两年内，公开招标金额比例与项目比例持续提升，同时细观全市系统直接参与日常非烟用物资和服务采购的人员，也由原来的38人下降到10人。人员与费用双低但采购活动愈加规范的奥妙究竟在哪里呢？

　　又小又随机的采购

　　在维持企业正常运营的过程中，除了诸如保安服务、劳务派遣服务、成批次的电脑、打印/复印机采购、配送装框机等一般性大宗物资/服务采购外，后勤保障或者采购部门都在不停的面对着以下的问题：A科室墨粉没有了，B科室缺打印纸了，C部门需要印制一批宣传材料，某车的电瓶出现问题了……以上零零碎碎，都呈现出了显著的 “一杂、一高、两小”特点，即品种杂、需求主体分散；采购频次高；单次用量小、金额小。

　　一般情况下，后勤保障或者采购部门面对以上采购事项，都成为即时应答呼叫机——随叫随到，随机选择最快的解决方式。金额很小的即时购买或者维修，不能自行决定的，或经询价，或直接选定供应商，层层上报等待批复。很多工作看似不同，实则重复，小小的采购周而复始，循环往复。

　　小却不小的采购

　　办公用品、车辆轮胎、维修维护、印刷服务、日杂用品等采购，一般情况下都在几十元到几百元，但是全年累计下来每一项都不是小数字：办公用品从几元几十元一下子累积到了十几万元，车辆轮胎也由几百几千元累积到成十万元，不仅如此，也许相同的物品却在一年中呈现出好几个单价，如此的采购，究竟是小，还是不小？

　　办公室需要印制年度图片集，初步电话询价，精装平装各100本的费用在两万元左右，满心欢喜发招标公告却无人理睬；退而求其次邀请招标，印刷厂扔下一句我的时间也是金钱便不了了之；询价也只有两家单位愿意提供纸质报价单，软磨硬泡之下搞定了第三家的报价。如此尴尬，不胜枚举，面对小却不小的采购金额和“应招尽招”的要求，该选择什么样的采购方式？

　　小中寻找突破

　　2013年7月，办公室明确改进采购方式的目标，通过组织学习国内外采购及物资管理相关文献资料及案例，组织讨论各类采购模式的优缺点及适用方法，定义了“小零散”采购，初步确定以集中定点作为“小零散”采购的主要方式。

　　2013年8月，组织采购骨干人员召开头脑风暴法会议，对“小零散”采购事项进行梳理，通过采购特点的区分及采购需求的整合，将固定资产、车辆保险、办公用品及办公耗材、印刷服务、燃煤、车辆轮胎、车辆维修、打印设备维修等七项采购纳入“小零散”集中采购范围。

　　2013年9月，对办公用品及耗材采购进行积极探索，试行推广一次招标分批供货的定点协议采购机制模式，初步确立了“统一招标、集中采购、自行结算”的采购方式。

　　2014年1月，先后实施定点印刷供应商确定项目和车辆定点维修项目，明确了该两类小零散项目购进流程，重新确定了办公用品及耗材的购进及结算方式，设计了办公用品、办公耗材集中采购目录，统一了需求申报审批表格，明确了采购方式为“统一招标、集中/即时采购、统一结算”。

　　在此阶段，通过寻找具有代表性的“小零散”采购项目，探索可推广的采购机制。根据采购对象的分类：产品和服务，选取了实施复杂、品类繁多的“公用品/办公耗材集中定点采购”“印刷服务”“车辆定点维修”项目作为突破点，研究项目运行过程中各个流程及节点的输入资源、活动、相互作用及输出结果。重点关注在其他采购项目中，可复制的动作与节点是什么，不可复制的动作与节点应如何控制。

　　破而立，打造“小零散”体系

　　2014年3月，按照精益管理实施四层次法，运用价值流识别“小零散”采购项目设计重点解决的难点、关键点，运用QFD方法，寻找采购流程与管理模块的关系，明确系统层次，确定了“小零散”采购“146”管理体系，即一套管理流程、四个集中环节、六大管理模块。一套管理流程指“小零散”项目集中采购流程，包括三个子流程：计划子流程、实施子流程和评价子流程。四个集中环节包括集中需求申报、集中招标实施、集中收货确认、集中结算付款环节。六大管理模块分别是计划管理模块、招标管理模块、采购过程管理模块、结算管理模块、库存管理模块、供应商管理模块。

　　2014年5月-7月，二次修订集中采购目录，扩大应急直采范围，并通过市场调查集中定点物资价格、供应商约谈等方式，进一步加强供应商管理。

　　2014年7月，通过对“146”管理体系的评估及运行分析，正式发布“基于QFD的采购方式及过程改进”A3报告。

　　2014年12月，开展部分定点供应商评价，办公室、配送中心、各县（区）营销部共9家单位对办公用品、办公耗材、车辆轮胎三家供应商进行了综合评价，且综合评价成绩均在95分以上。

　　2015年1月，修订《采购目录》，明确了小零散之外的集中采购事项，拓展了集中采购范围。

　　2015年5月，评价各类采购项目，明确将印刷项目竞价机制引入车辆轮胎及办公耗材采购，计划该两类定点供应商数目扩展为3家。

　　……

　　自被省公司确定为”小零散"采购项目试点单位以来，我们进行了诸多探索与实践，期间得到了省公司的大力支持和帮助。从体系确定到持续实施中，我们遇见了很多难题，比如如何确定采购价格与市价相比是否具有竞争力，统一结算后供应商对基层单位和结算单位是否提供差异化服务，是否存在因地域而造成的隐形费用的上升，办公用品及耗材的库存是否合理等等。为了解决这些难题，我们始终将沟通放在最重要的位置，通过与省局（公司）整顿办、基层单位和供应商的不断有效沟通，消除了很多信息不对称的问题。同时，我们运用了大量的精益管理工具，如SAM、QFD、PICQMDS、A3报告等，尽可能地消除了因个人偏好或者习惯而引起的流程上的冗余、体系不能提升管理水平等问题。

　　小出大，量变到质变的飞跃

　　又小又随机的采购活动终于变得有章可循，循环往复且似无休止的采购事项被集中、归类、精简，采购项目总数缩减但涵盖范围扩大。你看到的，也许只有采购次数从办公用品近百次、办公耗材几十次缩减到每年4-5次，也许只有在印刷、维修过程中不用再考虑如何获得更加优势的价格和更加简易的程序，也许只有本文最初所呈现出的漂亮的费用控制数字成果，也许只有……的确，“小零散”采购方式的变革，最初的目的也只是为了实现费用的降低、过程的规范，但随着“小零散”146管理体系的逐步健全，随着每一个采购事项呈现出与其自身特性相适应的独特的购进与验收流程，随着一个一个问题被逐步解决，随着每一个项目反馈的各项指标都取得长足进步的时候，我们迎来的，也是于定西烟草而言至为重要的，就是员工的成长和全市系统采购管理能力的持续提升。

　　路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。在国家局、省局的正确领导下，定西烟草将进一步解放思想，以“小零散”采购体系的丰硕成果为标杆，在各类工作中传承创新、精益求精，持续提升企业管理软实力。