烟草在线专稿　　

　　浅谈如何做好烟草商业企业档案管理工作（上）

　　三、做好烟草商业企业档案管理工作必须具备的条件

　　（一）组织管理方面

　　1、健全组织机构。领导要高度重视档案工作，成立并及时调整档案管理领导小组和档案鉴定小组。明确一名领导分管档案工作，配备专、兼职档案工作人员，健全由全单位各科室兼职档案员组成的档案管理网络；同时保证资金的投入，落实档案业务工作所需经费。

　　2、落实工作责任。要制定单位档案工作目标考核办法，将各部门的档案工作列入目标考核资料，并要求各部门严格执行，认真落实。

　　3、完善管理规章。要建立健全档案管理制度，制定并落实《文书档案综合管理办法》、《档案管理人员岗位职责制》、《档案管理制度》、《保密制度》等一系列档案管理制度，落实专人管理，明确职责，在文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现制度化、规范化，做到收集齐全、分类合理、组卷科学、归档及时。档案构成分永久、长期、短期三种。

　　4、组织专人归档。要安排专人对电子文件进行归档管理，使单位档案管理逐步走向电子化。同时，特别重要的资料要复印纸质保存，达到双保险。

　　（二）档案硬件业务建设工作方面

　　1、要有适宜保管档案的专用库房。能容纳20余年档案资料，档案专用库房门窗坚固、位置适当，不潮湿、不漏雨，备有温度计、干粉灭火器、空调、电脑等设备保护档案，以确保档案资料无安全隐患。

　　2、要有数量充足、质量较好的档案专用柜架。档案装订严格按照国家标准要求装订。

　　3、要归档文件严格按照档案立卷归档制度整理归档。贴合有关规范要求。

　　4、要将文书档案、会计档案、声像档案、基建（灾后重建、重点建设项目）档案、实物档案、电子档案分门别类整理归档。并且归档文件资料齐全，贴合规范要求。

　　5、要根据单位实际状况，建立档案借阅和利用登记制度。完善《借阅档案文件登记薄》，做到查阅登记、退档注销等手续齐备，档案管理利用率得到明显提高。

　　6、要严格按照上级业务主管部门的要求在规定的时间内报送纸质文件目录及电子文档目录。

　　四、针对烟草商业企业档案管理存在的问题的对策及思路

　　第一，加强档案专兼职人员的业务培训，建立一支具有专业素质的档案人员队伍。企业档案工作要想在企业中拥有地位，必须紧紧围绕为企业中心工作进行服务，那么提供服务的主要一环就是要具备高素质的档案管理人员，提高档案人员业务素质和管理水平。

　　第二，进一步完善企业档案管理的规范化标准，制定出适应当前企业发展现状的档案管理标准、归档范围和保管期限表，使企业档案管理工作有据可依，逐步实现规范化管理。

　　第三，建立与企业发展相适应的档案工作管理模式。企业档案中有大量商业秘密，作为储备技术、发展企业文化、保护知识产权的重要资源，企业对它的独立支配权是不言而喻的，企业档案工作因此在自主确立和完善自己的统一管理模式中有了更为广阔的活动空间，从而能够发展好与自身相适应的档案管理工作。

　　第四，加强对企业的档案法制教育和宣传，提高依法治档意识。国家有关企业档案管理的法规规定：原则上不强迫企业档案管理进行达标升级，不采取行政法制手段，但必须达到一定的规范化管理水平。针对此点，必须在档案法制教育和宣传上下大力度加强，使企业各级领导和干部群众了解档案法规，重视档案工作，提高企业依法治档的意识，自觉将企业档案工作纳入法制化轨道。

　　第五，加大档案工作性质和作用的宣传，提高档案人员主动提供服务的意识。就企业而言，档案的作用十分广泛，除日常管理中要利用档案外，在市场竞争、经营管理上也离不开档案。所以在企业中档案的内容也不仅仅局限于文件、会议、日常管理等材料上，市场信息、商业情报从某一方面来讲作用更大于其他档案材料。因此，为了充分发挥企业档案的作用，应把企业档案室建设成为集档案、图书、市场信息、情报等为一体的档案资料库，而档案人员也应了解并认识自己所在企业的发展情况，主动地为企业发展和领导决策提供服务，从而建立自己档案信息中枢的重要位置。

　　第六，呼吁档案行政管理部门充分履行行政职权，主动为企业提供业务指导等方面的服务。许多企业有要求档案行政部门加强培训和指导的愿望，作为档案行政管理部门应主动出击与各企业取得联系，了解情况、掌握现状，主动及时地为企业档案管理工作提供必要的指导，对企业档案管理工作真正起到约束、监督和指导的作用，根据有关法律法规对企业进行宏观管理。

　　结语：各级烟草商业企业领导和员工只要上下齐心，通力合作，就一定能把企业档案管理工作做好做实，为烟草商业企业提供最原始、最可靠、最权威的第一手资料，促进烟草商业企业更好更快发展。