烟草在线专稿　　档案收集作为档案管理的一个重要组成部分，档案资料收集的完备性与否直接决定了档案是否完整，是衡量档案质量的重要标准之一。如今，面对烟草行业自身不断地发展，以及烟草商业企业基本实现档案数字化的现状，如何加强档案收集管理工作是摆在行业档案管理员面前的一个重要课题。笔者结合档案管理工作实际，谈谈自己的想法。

　　一、烟草商业企业档案收集的现状

　　眼下行业在编纂烟草志书，笔者发现一些生产经营数据或者史实资料因档案资料的缺失而只能空缺.这对记录烟草行业发展的历程来说是个遗憾，也是档案管理的一个不可弥补的损失。

　　日常收集工作不及时、不规范。档案管理员往往忽视日常收集工作，对企业发生重大的会议或事件的影音资料等未能及时向相关部门索要，一味等待相关部门向档案人员移交，从而导致档案资料收集不全。

　　过分依赖当地委托档案整理部门。目前烟草行业少部分县级局把文书档案委托给当地档案局进行整理，甚至存在除保密资料或行业敏感信息外的资料全都交给档案局整理的现象。前期缺少对收集的档案进行筛选，后期缺少对档案质量的审核把关。

　　重文书档案，轻重要资料的收集。档案管理员往往存在重视文书档案的收集工作，而轻视企业合同、重要决策机构的会议记录、大事记、影音、图片等重要资料的收集工作，导致档案资料收集不全。

　　二、存在的问题及原因分析

　　认识不到位。一方面是档案管理员认识不到位。对日常档案收集工作不重视，同时，对收集企业资料筛选能力较差。往往按照主观意愿进行判断，存在收集一些不需要归档的资料，而未收集需要归档的资料的现象。另一方面是机关其他部门人员认识不到位。认为档案管理是档案管理人员的事情，忽略了档案是记录企业整个生产经营的重要过程，每个员工都有将重要的资料向档案管理员移交的义务，也存在极少数员工因感情恩怨故意将企业重要资料不向档案管理员移交的情况。

　　队伍素质不高。目前，烟草档案管理人员均由年纪较大的办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高。基本上没有经过相关培训就上岗，而且烟草档案管理员队伍中专业技术人才为匮乏，没有一人取得档案初级或中级职称。

　　档案管理员配置不全。档案管理人员大多身兼数职，在工作繁多的情况下往往会跳过收集档案资料的环节，更谈不上日常定期企业发生重大会议或事件影音、图片等资料的收集工作。

　　沿用传统的工作方式。仍沿用以往传统档案收集工作方式，采用档案管理人员对重大活动或重要工作事后介入的方式，被动的接收档案资料而导致档案收集资料不全。

　　三、加强档案收集管理工作的几点思考

　　改变传统的工作方式。要把档案收集关口前移，对重大活动或重要工作，档案管理员提前介入，详细了解工作任务和工作进度，采取定期跟踪、分进度上门收集、重点收集等方法，及时收集档案资料，确保档案资料丰富和完整。同时，档案管理员应提前介入重点业务进行相关业务指导，在日常工作中完善和注重材料的收集、整理。

　　加强培训。随着烟草部门档案管理工作信息化建设步伐不断加快、集中统一管理的要求不断提高，烟草系统档案管理人员必须不断“充电”，才能跟上时代步伐。选好档案管理人员。将那些较细心勤快、吃苦耐劳的人员选配到档案管理员的岗位上，岗位调整要考虑到保持烟草企业档案管理员队伍稳定的重要性，确保队伍的专业性和稳定性。加强档案实操的培训。目前，行业越来越重视档案方面的培训，经常性组织档案人员参加相关的档案管理方面的培训。但是，这些培训更侧重于理论方面的培训，实用性较低。要加强关于档案实操方面的培训，邀请当地档案局专家专题讲解如何对档案进行收集、整理、归档等，提升实操水平。加强非档案管理人员的培训。扩大档案知识培训的范围，经常性对员工开展档案知识的相关宣传，使干部职工了解档案基本知识，提高员工的参与档案管理的意识。

　　加强考核。加强对机关其他部门的考核。制定健全档案收集管理相关考核制度，并将档案纳入机关年度目标考核。对不及时移交档案资料，造成档案收集效率不高，档案不齐全的人员将进行相应的处罚。加强对档案人员的日常考核。纳入机关绩效考核，对未能及时规范地进行日常收集的档案管理人员进行绩效扣罚。进一步提升档案收集效率，避免出现档案资料不全的现象。

　　加强沟通联系。加强对县级局档案管理的督促检查。从材料收集、规范整理、档案移交等内容开展档案专项检查，对检查中发现的问题要及时下发整改通知单，责令限期整改到位，对逾期未能整改到位进行通报。每年定期开展档案交叉互评活动。由县局从各类档案资料选取一份进行参评，由全市系统档案管理员组成评委进行交叉互评，在互评中提高档案实操水平。