烟草在线专稿　　秘书工作是办公室行政运作工作中非常重要的环节之一，其中公文写作更是秘书工作中不可忽略的重中之重。公文是在行使行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。可以看出，公文是国家实施管理的重要工具和手段，公文处理是各级行政机关一项重要的、不可缺少的工作和行政行为方式。而所谓公文写作，就是各级政府、社会组织、企业单位的秘书创作公文的一种活动。随着国内烟草行业形势的发展，办公室的工作内容越来越繁杂，工作领域越来越宽广，工作的要求也越来越严格，企业对公文写作的要求也将更加多元化。因此，新时代的公文写作应该有所发展和创新，这就要求我们对公文写作的特点进行深入地了解。在公文处理中，公文写作是整个公文工作的基础环节和核心工程，在公文处理中起着重要作用。公文写作的水平和质量，很大程度上影响到行政机关的工作效率和管理水平。通过几年来的理论学习及工作实践，笔者认为提高公文写作水平，应从以下几方面着手：

　　一、提高公文写作水平，明确公文写作自身特点

　　一般文体的写作往往是站在“自我”的角度，表达自己，或者抒发自己的感想心绪，或者阐述自己的观点，或者按照自己的理解去说明，即使新闻、纪实文学之类的文体，也往往是以作者自己的视野，去所观、所思、所感，再进而付诸笔端。而公文写作一般（除了个人总结、书信）是要站在某一群体、某一组织的位置上，它所传达的是被代表的单位的发出的信息，接受者也往往是集团性质的或者众多个体的。所以在写作时不要总想着自己，而要多考虑文中所代表的单位的立场，因为表达的是“非我”，而非“自我”。特别是给领导草拟文件，一定要清楚他的意图，不要急急忙忙去写，因为公文是领导从单位和自己的行政思想出发，来体现其执行效用个工具。而通知、请示、报告等，一定要弄清楚本单位与所发的单位之间的关系，如隶属关系、行政级别关系、业务工作关系等等，据此才能采取合适的文体，在文中使用相应的语气和措辞，这样才能作到文如其事、恰如其分。否则一个细小的疏忽，可能会酿成大错。

　　很多人都喜欢文辞华美、韵味隽永的文学作品，因为这些作品往往能给我们带来极大的艺术享受和精神愉悦，但公文写作不必追求词藻的华丽，它的文风相对来说就要朴实无华一些，基本上很少在词句上粉饰雕琢。公文追求一个“实”字，公文写作要求“朴实”。它是一种应用文体，是为了实际工作、实际生活而使用，是传递交流信息、商洽处理问题的一种工具。因此，写公文时一定要避免那种不合适的文风。此外，公文写作一定要避免“多义性”，意义一定要明确，避免产生歧义，给不同的阅读者有这样那样的解释，否则，会造成工作中的极大混乱。公文写作一定要逐字逐句地检查有无漏洞，反复斟酌，有无逻辑错误和未考虑到的情况，因此写应用文时一定要注意表述上的准确性，避免词不达意。

　　二、提高公文写作水平，突破公文写作的限制性、提高公文写作的创造性

　　（一）公文写作的限制性。公文写作是被动行为，决定了其创作主旨必然受限制。写作是一种精神创作活动，一般的是写作活动是写作主体在主观因素的介入下萌生写作需求，当这种需求变得足够强烈时，意愿便会化为行动，于是产生了写作行为。一般的写作活动，如文学写作、新闻写作等都是作者的主动行为。而与此不同的是，公文写作中的写作主体即文秘人员进行创造活动是遵命而为，其写作动因是相关领导在工作中发现问题且需要将此问题或想法通过文字媒介传达给其他人员，这就决定了文秘人员在进行写作时必须进行主题限定，文章主旨必须紧紧围绕领导提出的问题，不得有任何的违背和偏离。

　　公文写作在写作过程中，也需要写作人员与领导或相关人员进行沟通。一般的写作活动中唯一的主宰者就是写作主体，在具体的过程中写作主体可以根据自己的社会实践、调查思考可随时地对写作过程进行修正，可以配合自己的时间进行调整，甚至可以任意更改文章主题、结构。但公文写作与此不同，执笔者要体现的是一个地区、单位或部门所需，表达的是思想、主张和政策等。因此，写作的内容是经过集体磋商的，绝不是文秘人员可以随意更改的。在写作过程中，任何一个实质性细节的更改都要与领导或者其他人员商议，有些甚至要整个部门集体进行反复讨论才能提出修改意见。可以说，文秘写作是群体意志的体现，具有明显的群体性和社会性，这也决定了文秘写作思维必须受限制。较高的时效要求也体现出公文写作思维的限制性。公文写作的另一个特点是时间限制很严格，因为公文写作一般是出于解决某个具体问题或者办理某一具体事情而进行的，而事情是在一定时间内发生的。类似于新闻写作，时效也是文秘写作的命脉之一，如果不能在第一时间内有效地解决事情，很有可能因时机延误造成严重后果。

　　（二）公文写作的创造性。在如此多的限制之下如何写出高水平、高质量的公文？要回答这个问题，需要分析公文写作的另外一个要求，即在限制思维的同时必须发挥思维的创造性。据笔者考察，公文写作的创造性主要体现在以下几个方面：

　　首先是要准确地把握决策者意图并处理好意图与谋篇之间的关系。公文写作谋篇就是将决策者的意图进行文字化处理，因此写作的基础便是要准确地把握决策者意图并将意图文字化。但是在具体实践中，决策者往往是从宏观方面作出决策在落实到纸面上，文秘人员需要发挥创造性思维，根据具体情况作出分析，准确判断领导要传达的主题及内容，以实际行动辅助领导解决实际问题。其次是写作人员要具备敏锐的选材能力并处理好观点与材料的关系。公文写作必须从纷繁复杂的材料中提炼出实用的东西，与其他文学材料一样，公文材料有直接材料和间接材料两种，前者由文秘人员亲身参与调查实践得来，而后者则是现有的背景知识和补充材料。文秘写作需根据主题定位对材料进行精当取舍，做到主次分明、条理清楚。最后，具备专业的写作能力并处理好主旨与表达的关系也是提高公文写作创造性的条件之一。公文写作同其他写作一样，写作人员必须具备过硬的文字处理能力。在把握文章主旨、精选出合适的材料、布局谋篇等工作完成之后，写作的最后一道工序便是用恰当的语言和表达方式将文章完成。随着时代的不断推进，社会的语言习惯、表达习惯也随之变化，公文写作工作也需要与时俱进，对原来的文章要素进行甄别吸收，并进行适时改进，甚至创造出新的文体。

　　三、提高公文写作水平，“硬件”先行，“软件”保障

　　要提高公文写作的水平和质量，光有丰富的政治理论知识和公文写作业务知识还远远不够，最最重要的是要在把握理论知识的基础上，勇于实践，努力提高自己的表达能力，文字功底，这就是所谓的写作“硬件”。具备了过硬的素质，掌握一定的写作技巧，注重经验、方法，在“软件”方面提高自己，坚持多读多练，这样，就能迅速提高公文写作能力，提高公文写作的水平和质量。

　　（一）广泛阅读文章，多读优秀公文。“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。”这是前人的写作经验之谈。要提高公文写作能力，同样需要有意识地选读一些范文。阅读是写作的先导和基础。多读范文是获得对公文的感性认识，并有所借鉴、有所提高的重要途径。但借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是“依葫芦画瓢”、生搬硬套和抄袭模仿。

　　（二）大胆写作，多练笔。实践出真知。公文写作能力的提高要靠实践。立足于多写多练，反复实践，这是提高公文写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，理论与实际相脱节，所学知识无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才能把掌握的公文写作知识演化为写作能力，掌握写作技巧，才能运笔自如，从而使公文写作能力迅速提高。

　　（三）坚持自身学习和参加培训。利用固定时间，学习政治理论和有关法规政策性文件以及公文处理有关知识，系统了解各级机关各类公文写作的具体规范和要求。通过学习，不仅可以提高自身的理论素养和政策水平，最重要的是可以从理论上认识公文写作规律，把握各种公文的格式和特点，减少摸索时间，从而提高公文写作的水平和质量。

　　积极参加各种培训。单位内部、外部组织的培训，是提高员工素质和能力的重要手段，可以采取分期分批的方法进行培训；可以请行家做公文写作的专题讲座；也可以请有关教师具体讲授公文知识和例文分析，并随时补充新的知识。为相关人员提供外出考察、学习的机会，开阔他们的视野，增长他们的知识，让他们掌握科学的思维方法、工作方法和现代化的办公技术，提高从业人员的政治素质和业务理论水平。

　　综上，提高公文写作质量，务必认清公文自身特点，务必避免和切实改正公文写作中出现的问题；突破公文写作的限制性，有创造性的展开思维；与时俱进，大胆实践，以便能进一步提高公文写作的水平和质量，为使公文处理工作走向规范化、制度化、科学化作出贡献。