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浅议如何做好办公室后勤工作

2012年08月23日 来源:烟草在线 作者:袁模文
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  古人云:“兵马未到,粮草先行”,一语道破了后勤工作的重要。前方打仗,没有后方的保障,仗是没有办法打的。同样烟草事业发展,没有后勤工作为烟草企业生产经营保驾护航,各业务部门就不可能顺利完成各项工作目标任务。办公室是单位的重要综合职能部门,履行着后勤保障服务重要职责, 起着承上启下,联系左右,沟通内外的协调作用,是领导决策的参谋部,局机关的后勤部,是单位的“门面”和“窗口”。

  后勤最先是作为军事术语,出于军事用途。办公室后勤工作是指为保障生产、经营、科研和职工生活正常进行而提供的以服务为主要目的的服务性工作。后勤工作的特点就是“没有规律”,工作临时性、突发性特点比较突出,整天忙于事务,既涉及到每个人又涉及到各个部门。办公室后勤工作概括起来就是单位的“吃、喝、拉、撒、睡”等“衣食住行”问题。办公室三件事:办文、办会、办事,具体说就是宣传、管理、协调、服务、督查督办,做好“四个服务”(即为领导服务,为机关职能股室服务,为基层服务,为群众服务),做好归口管理。

  随着经济的快速发展,对办公室后勤保障工作的要求越来越高。后勤工作我们应该做什么?应该怎么做?人员现状就是这么几个人,事情都要做,作为县级局办公室,如何克服办公室人手不足的困惑,凝心聚力,形成合力,充分发挥现有人员的主动性、积极性、创造性,增强后勤服务能力,提高服务质量,实现最佳服务。做一个合格的后勤人员,必须做到确保企业政令畅通、运行顺畅,领导群众满意。结合自己在办公室后勤服务工作的一点体会,我认为要做好办公室后勤工作,必须做到“摆正心态工作,做好人员分工,加强制度管理,理顺办事程序,提高服务能力,服务必须到位”。

  一是要摆正心态干工作。为领导、为机关、为职工服务是后勤工作的出发点和落脚点,要认识到工作只有分工不同,目的是一致。要树立“讲责任、讲奉献、讲纪律”意识,后勤工作做不做的好,是水平问题,去做不去做是态度问题。要想把工作做得群众满意,办公室后勤工作人员要有十二分的热情,良好的工作状态,优质的服务技能,要端正工作态度,要有主动服务的意识,要服务周全到位。后勤工作把握一个“细”字,讲效率、讲原则、讲方法。在接待当中要注重礼仪礼节,礼多人不怪,不做有损单位形象的事情,我们的一言一行代表单位的形象,要自觉维护烟草行业形象。

  二是做好办公室人员分工。以人为本,充分发挥现有人员的主动性、积极性、创造性。科学合理设岗,分工明确,强调既有分工,又有协作。要知道“该我干什么和我该干什么”,做到事事有人做,人人有事做。

  三是加强制度管理。加强制度建设,努力提高后勤保障管理效能和工作质量,节能减排,堵住管理漏洞。结合贯标对标,建立健全各项工作制度,保证办公室后勤各项工作规范有序、高效运转。健全完善有关办文、办会、接待、车辆管理等归口管理制度,规范办事流程。把每个岗位的岗位职责、工作流程都进行明确规范,管理到位,持续改进、不断优化。与钱物打交道,学会保护自己,手续齐全,程序到位,经得起检查。

  四是理顺办事程序。按程序理顺四种关系:1、处理好抓大事与小事的工作关系。烟草企业后勤工作大大小小事务繁多,小事和大事是比较而言的,在某种情况下小事就是大事,或者会变成大事。遇事不要慌,顺其自然,哪些事先办,哪些事后办,应该理顺、考虑周全,避免忙乱现象。2、正确处理中心工作与后勤工作的关系。要紧紧围绕烟草行业重大举措、工作重点开展工作,要服从和服务于“卷烟上水平”中心工作,协助领导抓好中心工作,在工作安排和人员使用上把二者结合起来,做到中心工作与后勤工作两不误。3、理顺管理与服务的关系。抓管理促服务,理顺部门、上下级、人与人之间的工作关系,诚信服务。抓好制度的遵守和执行,提高服务水平,用制度规范和约束员工行为,靠制度来规范和保证工作的有序运转,使办公室各项工作有章可循、有据可依,进一步促进办公室工作的制度化、程序化、规范化。要准确理解,坚决执行局领导意图,提高执行力。在执行过程当中,要努力体现领导意图,严格按照领导意图办事,尽最大努力满足和适应领导工作的需求,适应领导的工作方式方法,务求督办事项事事有着落,件件有回音,确保上情下达、下情上传。4、正确把握好参谋与助手的关系。找准自己的位置,对领导负责,不能以领导的指示、意见压人,在工作中勤请示汇报,当好领导参谋。在办事过程中,不利于团结的事不做,处处做到不该说的不说,不该听的不听,不该看的不看,不该问的不问,不该做的不做,做到日常管理不缺位,督促检查不越位。

  五是提高服务能力。加强队伍建设,努力提高后勤保障人员整体素质,提高后勤人员服务水平。加强后勤人员的学习、管理、培养和岗位轮换,提高后勤管理人员的政策理论水平、思想道德素质、综合能力和解决实际问题的能力,内强素质、外树形象。打铁需要本身硬,后勤工作人员的服务能力、服务水平,直接关系到办公室部门工作的质量。接待工作,既要勤俭节约,又要热情大方。熟练掌握“客人来了吃什么、客人走时送什么、陪着客人说什么、业余活动玩什么?”人上一百,形形色色,不能自作多情、自以为是。细节决定成败,工作做的再好,服务接待没有做好,特别是检查接待没有做好,也是工作失误。

  六是服务必须到位。抓好作风建设,提高后勤人员的服务意识,提高后勤人员工作效率。俗话说:“众口难调”,在后勤服务中要随机应变,满足客人需求,服务到位。严格按照郴州市局作风大整顿的要求,认真抓好工作作风纪律督导,真正实现精神提振、行动提速、业绩提质、满意提升的“四提”目标。该办的就办,该解决的事情尽快解决,把工作做在前头,增强令行禁止,在其岗,尽其责,干其活,埋头做事的工作作风。

  作为办公室后勤工作人员,必须牢固树立后勤服务意识,摆正心态干工作,不断提高后勤服务能力,切实做到耐得住寂寞、挡得住诱惑、守得住秘密、管得住小节、经得起考验,有了这种“心底无私天地宽”的心态,我们就可以善始善终,就能真正干出一番成绩,这样就会得到领导和同志们的认可,办公室后勤工作才会真正上水平。

 

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