“开展档案数字化之后方便多了,不管是我们找还是人家看都能快速完成,利用效率大幅提升。”湖南中烟常德卷烟厂档案员刘玲介绍道。

近年来,为贯彻落实常德卷烟厂数字化转型策略,该厂档案馆以档案全生命周期管理为理论依据,全面升级档案“管”、“存”、“用”各环节,有效解决档案胀库、档案保护不周以及档案利用效率较低等难题,保障了档案数字化工作的顺利推进。

从源头入手,做好数字化“管档”工作

要实现档案的数字化转型,离不开数字化扫描件作为支撑,而常德卷烟厂建厂70余年,形成的珍贵历史资料众多,为保障档案安全,该厂档案馆用“两张表格”做好数字化扫描的“管档”工作。

填写“扫描交接表”,做到责任到人。因数字化扫描需在短时间、大批量地完成档案出入库。为保障档案安全,档案馆理顺工作环节,要求在出库时需由档案员与扫描人员双方清点核对,填写档案馆自行制定的“数字化扫描交接表”,做到“交接留痕”,入库前则需先检查每一卷档案是否有错件、漏件情况,无问题才可入库。

填写“扫描抽检表”,检验扫描效果。数字化扫描工作完成的终点绝不是扫描结束,为确保数字化扫描效果良好、挂接正确,常德卷烟厂档案馆制作《档案数字化扫描抽检方案》,按一定比例,从完成挂接、命名正确、图像完整、排序正确、图像质量过关五大方面对数字化成果进行抽检并在备注处反馈第三方公司整改情况,有效形成管理闭环。

图为常德卷烟厂档案馆库房

从需求入手,做好数字化“用档”工作

在2022年之前,该厂并未大范围的开展数字化扫描项目,当时查借阅主要以纸质档案为主,不利于档案的长期保存,也耗费了较大的人力物力。在此情况下,该厂档案馆通过“简化流程、精准授权、提前考虑”几步走,做好数字化“用档”工作。

一是简化档案查借阅流程。扫描完成后,该厂档案馆积极提供非涉密档案的“电子档”,用档部门仅需在OA系统上提交流程,在未涉密的情况下,可由档案馆直接提供扫描件。二是精准授权查档人,如遇较大、较多的文件,该厂档案馆将通过共享平台分享给查档人,在便于反复利用的同时实现精准赋权。三是提前考虑日常用档需要,将竣工图等档案以案卷为单位进行挂接,方便整卷提供利用。目前该厂基本实现了“远程查档”,在能够有效避免档案原件损伤的同时,大大提升了“用档”的工作效率。

图为湖南中烟档案管理专题培训在常德卷烟厂举办

从未来入手,做好数字化“存档”工作

档案作为历史的见证,其保管的重要性不言而喻。该厂档案馆在做好纸质档案保管的基础上,针对电子档保管采用了“在线+离线”双备份的保管模式。在线即档案系统中挂接一份完整扫描件,日常利用皆通过在线下载的方式开展。离线则是准备了专门的硬盘储藏了两套完整的扫描数据用做备份。针对利用频繁的档案,该厂档案馆还积极利用内部云盘进行二次存储,从而提升档案保管与利用效率。

通过探索档案全生命周期管理机制,当前该厂档案馆数字化升级已卓有成效。其中,该厂文书档案与科技档案的数字化率已超过90%,多数利用工作也已通过线上完成。未来,该厂档案馆将以打造智慧档案馆为目标,继续深化转型工作,以档案数字化实现档案工作现代化。