“原来需要半天才能完成的工作，现在几分钟就能搞定！”今年以来，广东省烟草专卖局（公司）档案管理员张卓然明显感到工作效率提升了，档案的收集、整理、归档、统计等原本需要手动完成的工作，如今只需点一点鼠标即可一键完成。这得益于广东省局（公司）智慧档案信息管理系统平台的上线使用。

　　近年来，广东省局（公司）不断加强信息化与档案管理的深度融合，从硬件和软件两方面入手，将信息化设备和工具应用到档案管理的全业务流程，从线下到线上，从纸间到指尖，持续提升档案管理效能和水平，进一步推动档案管理信息化、规范化、标准化。

　　硬件上，档案库房安装了防火门，并配备指纹密码锁，非档案人员无法自行进入。库房内采用存储空间更大的智能密集架，工作人员可通过智能触摸屏进行自动开架、合架等操作；配备了1台档案净化整理台，利用纳米光氢离子灭菌单元对档案进行入库前的灭菌净化；配备了1台精密空调和4台恒湿净化一体机，为档案存放提供了稳定适宜的温湿度环境；在不同角度安装了9个红外摄像头，24小时监控并录像存盘，确保档案库房达到防火、防盗、防潮等要求。

　　软件上，智慧档案信息管理系统平台让档案管理变得“更智能”：

　　在线管理库房。工作人员通过视频监控可以实时对库房环境进行监测，实现了档案库房的智能化管理。同时，库房里的每一份档案上都有一个条形码，只需“扫一扫”就可以准确定位档案的存放位置，档案借阅、归还等信息也在扫码的同时被录入。

　　线上即时归档。系统平台与办公自动化系统、采购系统等无缝对接，通过平台可在线接收电子文件。各部门可登录平台在线移交归档资料，档案人员可直接在平台上进行收集、整理、分类和归档，大大提高了电子文件归档效率。

　　在线查阅档案。员工可通过办公自动化系统直接跳转到系统平台，“足不出户”即可在平台首页直接查看企业制度文件及档案工作相关资讯动态等，并且可以自行在平台上检索所需文件，提交申请后可进行查阅。

　　为确保档案管理规范有序，广东省局（公司）制定了智慧档案信息管理系统平台的使用指引，进一步明确了平台使用对象和查阅范围，规范了档案查阅权限、程序及查询要求。在此基础上，广东省局（公司）还定期举办全省烟草商业系统保密、档案人员培训班，为提升档案管理水平提供了专业化人才保障和支撑。

　　下一步，广东省局（公司）将继续深化完善智慧档案信息管理系统平台，深挖数据资源，充分发挥档案信息资源最大作用，为推动企业高质量发展打下坚实基础。