烟草在线专稿 办公室是整个企业的“枢纽”和“窗口”,它在企业内部发挥着承上启下、顾左联右的作用。办公室工作质量如何,直接影响和体现着企业的运转效率和工作水平。随着复烤企业改革的不断深入,如何提升办公室管理,促进复烤企业适应改革发展需要,使办公室工作更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性,不断适应新形势发展,要成为每位办公室人员思考的关键。本文主要结合云南省保山复烤厂实际,从抓住加强自身建设,突出服务、创新两种意识,把握沟通、会议组织、策划三个环节,提高四种能力等方面进行阐述,以期达到抛砖引玉的目的。
1.背景
云南复烤企业的重组整合是国家局、省局推动烟叶资源配置方式改革的一项重要内容,是进一步深化改革、转变发展方式、推动复烤企业跨越式发展的战略举措。保山复烤厂有幸加入复烤集团,正式成为复烤大家庭中的一员。按照“六统一”的要求,原保山复烤厂综合管理部更改为办公室,同时取消党群部,人员及工作全部划归办公室。改制后,办公室成为兼有行政、党务、工会、团委、宣传、车辆后勤、人事文秘、基建维修等多项职能的部门,工作内容繁杂,涉及方面广泛。在业务范围扩大,工作量大幅度增加的情况下,人员却大大减少,呈现一人多岗,一专多能特点。面对这些变化,要紧紧围绕公司加快发展战略、低成本战略和科技创新战略来开展办公室工作,为领导服务、为企业服务、为基层服务;坚持服务高质量、运转高效率、工作高水平,发挥好办公室参谋助手作用、监督检查作用、综合协调作用,切实为打造“国内一流,国际先进”的打叶复烤企业作出应有的贡献。
2.存在的问题及不足
2.2.1工作效率不高
办公室承担着对企业领导层决议的传达职能,它从属于企业领导层之下,长期以来,很多办公室人员误认为自己的职责就是领导吩咐做什么就做什么,在工作中遇到什么困难就解决什么困难,有事情做就做,没有事情做就等,由于这种相对懈怠的工作态度,导致了办公室工作缺少主动性、计划性以及适当的超前性,使办公室的工作永远处于被动,总是受制于突发状况,总让问题带着走,长此以往,使办公室工作人员精神长期处于疲惫状态,造成工作效率减弱。
2.2.2学习主观能动性不强
由于办公室平时工作业务量比较大,导致学习不够深入、不够专业,亲自下基层调研的少,可供领导参阅的有价值的调研报告少。这些问题影响接下来的工作,导致自己在学习上缺乏深度和广度,系统性和科学性,存在“三多三少”的问题,即实践方面研究多一些,理论问题探讨少一些;业务知识学习多,事关发展的东西学习少;自己感兴趣的东西学习多,不感兴趣的东西学习少。
2.2.3部分办公室人员素质有待加强
庞杂繁琐的办公室事务性工作很容易使办公室人员落到事务的泥潭。长期以来,办公室人员缺乏系统的培训,整体素质总徘徊在较低位置,虽然许多办公室人员身兼数职,事务繁忙,但是处理事务多以经验主义、拿来主义为主要思路,很少能在解决问题的过程中提高自身的素质,缺乏素质提高的路径,从而影响了工作的效率。
2.2.4工作创新力度不够
大部分工作都是按照领导的决策和部署不折不扣地抓落实,为领导提出创新性的意见比较少。同时,在抓落实中遇到棘手问题顾虑较多,求稳怕乱,过多地依赖领导,工作缺乏创新,缺乏亮点。
3.提高办公室管理的思路
3.1紧抓一条主线
在今后的工作中,要紧紧加强自身建设这一主线,充分发挥办公室中心工作。通过加强企业班子建设、队伍建设、规范建设、企业文化建设等工作,不断增强办公室的凝聚力、战斗力和执行力,同时,要按照公司党政班子的工作思路和总体要求筹划、安排工作。不断增强工作的主动性和预见性,超前考虑问题,谋事在先,提出工作预案,并主动抓好重要部署、重要决策的组织实施。全面发挥参谋、助手、枢纽、协调、保障、指导等职能和作用,搞好信息反馈和督促检查工作,加强与各部门的横向联系,加强交流与合作,逐步形成相互支持,运转流畅,步调一致,协同运作的整体,为企业的持续稳定健康协调发展添砖加瓦。
3.2突出两种意识
3.2.1突出服务意识,提升现代复烤加工服务企业新形象
保山复烤厂自投产以来,所生产的烟叶成品水分,重量等合格率均为 100%。目前,已与红云红河集团、山东、陕西、江苏、湖南、广西、浙江、福建等10多家工业公司建立长期合作关系。每年都要面对各家烟厂的监打人员和客户。办公室承担着重要的接待任务。为此,要加强和客户的沟通与协调,更好地为客户提供优质服务,搭建相互了解、诚信互动、密切配合、互谅互利的平台,切实树立企业良好的形象;听取客户的合理化建议,采用沟通与协调的方式,收集最新、最佳的客户加工要求,不断满足客户的个性化要求; 要及时收集和反馈客户需求,为企业改进生产工艺建言献策。在实际工作中要接待好每一起来访。每位成员对来访者,都要热心接待,耐心听诉,细心询问,诚心协调,做到以心比心,换位思考,使上访者的合理要求得以落实和解决;要服务好每一场会议。每位办会者必须提前思考,周密布置,认真搞好服务;要处理好重点与一般、主动与被动、上级与下降的关系,抓好部门之间的“共同点”,内外之间的“切入点”、轻重之间的“着力点”,切实提高服务质量、服务水平和服务效果。
3.2.2突出创新意识,不断创造新特色、实现新突破
办公室工作有一定的被动性,即按照领导的要求办。但如何把领导的要求落实好,需要发挥主观能动性,积极主动地出主意、想办法,处理好被动与主动的关系,高质量、高效率完成领导交办的工作。特别是现在,领导对工作的质量和效率要求很高,这既是压力也是动力。要适应领导的要求,必须增强创新的思维能力,增强创新的实践能力,学会运用新思路、新办法、新措施去解决新问题。要从工作思路、工作方法、工作手段上加以系统思考、重点改进和有序创新。要从点滴做起,无论是组织一次活动,还是开好一次会议,起草一篇文稿,在内容和形式上都应积极创新。要创新思想观念,破除安于现状的思想,树立争创一流的意识;破除被动应付的思想,树立主动服务的意识;破除唯书唯上的思想,树立求真务实的意识;破除墨守成规的思想,树立时效优先意识。要创新工作方法,真正做到围绕服务大局去调研,研究新对策、新措施;围绕服务中心抓落实,利用新手段、新途径;围绕服务当参谋,提出新思路、新建议;围绕基层搞服务,拓宽新领域、新渠道。只有这样,才能主动创新和持续创新,使办公室工作不断创造新特色、实现新突破,取得新成绩。
3.3把握三个环节
3.3.1把握沟通处理环节
搞好沟通协调,是办公室的一项基本职能,也是保证领导作用发挥和工作顺畅运转的客观要求和重要工作手段。保山复烤厂以后工作不但面临云南省复烤总公司,而且要与保山市局(公司)、当地政府密切联系。所以在工作中处理起来比较复杂。在工作中,一定要在重大问题的决策上加强沟通,发挥好桥梁纽带作用。办公室与领导接触多,参与政务多,掌握情况多,理解主要领导意图比较快,在重大事项决策前的信息沟通、维护领导决策的权威上具有重要作用。在实际工作中,既要善于把主要领导谋划推动工作的想法思路传递给班子成员,又要善于把班子成员中正确的意见建议反馈给主要领导,不断提高决策的科学性和可操作性。另一方面,要围绕推动领导决策部署落实,搞好综合协调。妥善处理好上下之间、左右之间、内外之间的关系,善于调动各方面的积极性,共同做好工作。既要坚持原则,按规矩办事,根据职责分工进行责任分解,明确目标任务,充分调动发挥各职能部门的作用;又要善于沟通,商量办事,注意听取各方面的意见,加强协商,求同存异,团结各部门共同做好工作。
3.3.2把握会议组织环节
保山复烤厂近年来逐步改变了会议模式,主要以厂长办公会为主,开会前先由各部门选好要讨论、通报、安排的事项,由办公室汇总后在会上逐一讨论,这一模式较好,精简了会议,节约了时间。作为办公室人员,下一步,在开会前要确定会议的目的(你试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?);要准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间;要在会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅;要根据讨论的问题限定与会人员;在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家要选好会议内容;要做好后勤保障,细化会议安排。每次会议都应认真、详细地做好会议的策划和实施方案,包括会议宗旨、任务、主题、议题、议程、形式、特邀人员、参加人员等,并责成专门人员负责实施。
3.3.3把握统筹策划环节
“凡事预则立,不预则克”,策划的作用非常大。办公室是领导的参谋助手,要想为领导出好注意,当好“参谋”,就要不断提高谋划能力。要着重处理好三个方面的关系:一是大与小的关系。无论大事、小事,都要考虑周全、周密部署、不出纰漏,既抓西瓜又捡芝麻;二是轻与重的关系。要分清轻重缓急,抓住关键环节,寻求重点突破,避免眉毛胡子一把抓;三是远与近的关系。既要紧紧咬住长远规划的总体目标不放松,又要把细化量化的阶段性目标抓实抓好,坚持着眼长远,立足当前,保证工作稳步推进、扎实向前。
3.4努力提高四种能力
3.4.1提高口头表达能力
“上情下达,下情上报”,是办公室工作人员的家常便饭,必须具有很强的口头表达能力,才能将上级的指示、下级的请示和自已的思想观点、意见、建议,及时、准确、有效地传递给他人,以便采纳和推广。如果没有
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