烟草在线专稿　　办公室是整个企业的“枢纽”和“窗口”，它在企业内部发挥着承上启下、顾左联右的作用。办公室工作质量如何，直接影响和体现着企业的运转效率和工作水平。随着复烤企业改革的不断深入，如何提升办公室管理，促进复烤企业适应改革发展需要，使办公室工作更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性，不断适应新形势发展，要成为每位办公室人员思考的关键。本文主要结合云南省保山复烤厂实际，从抓住加强自身建设，突出服务、创新两种意识，把握沟通、会议组织、策划三个环节，提高四种能力等方面进行阐述，以期达到抛砖引玉的目的。

　　1.背景

　　云南复烤企业的重组整合是国家局、省局推动烟叶资源配置方式改革的一项重要内容，是进一步深化改革、转变发展方式、推动复烤企业跨越式发展的战略举措。保山复烤厂有幸加入复烤集团，正式成为复烤大家庭中的一员。按照“六统一”的要求，原保山复烤厂综合管理部更改为办公室，同时取消党群部，人员及工作全部划归办公室。改制后，办公室成为兼有行政、党务、工会、团委、宣传、车辆后勤、人事文秘、基建维修等多项职能的部门，工作内容繁杂，涉及方面广泛。在业务范围扩大，工作量大幅度增加的情况下，人员却大大减少，呈现一人多岗，一专多能特点。面对这些变化，要紧紧围绕公司加快发展战略、低成本战略和科技创新战略来开展办公室工作，为领导服务、为企业服务、为基层服务；坚持服务高质量、运转高效率、工作高水平，发挥好办公室参谋助手作用、监督检查作用、综合协调作用，切实为打造“国内一流，国际先进”的打叶复烤企业作出应有的贡献。

　　2.存在的问题及不足

　　2.2.1工作效率不高

　　办公室承担着对企业领导层决议的传达职能，它从属于企业领导层之下，长期以来，很多办公室人员误认为自己的职责就是领导吩咐做什么就做什么，在工作中遇到什么困难就解决什么困难，有事情做就做，没有事情做就等，由于这种相对懈怠的工作态度，导致了办公室工作缺少主动性、计划性以及适当的超前性，使办公室的工作永远处于被动，总是受制于突发状况，总让问题带着走，长此以往，使办公室工作人员精神长期处于疲惫状态，造成工作效率减弱。

　　2.2.2学习主观能动性不强

　　由于办公室平时工作业务量比较大，导致学习不够深入、不够专业，亲自下基层调研的少，可供领导参阅的有价值的调研报告少。这些问题影响接下来的工作，导致自己在学习上缺乏深度和广度，系统性和科学性，存在“三多三少”的问题，即实践方面研究多一些，理论问题探讨少一些；业务知识学习多，事关发展的东西学习少；自己感兴趣的东西学习多，不感兴趣的东西学习少。

　　2.2.3部分办公室人员素质有待加强

　　庞杂繁琐的办公室事务性工作很容易使办公室人员落到事务的泥潭。长期以来，办公室人员缺乏系统的培训，整体素质总徘徊在较低位置，虽然许多办公室人员身兼数职，事务繁忙，但是处理事务多以经验主义、拿来主义为主要思路，很少能在解决问题的过程中提高自身的素质，缺乏素质提高的路径，从而影响了工作的效率。　

　　2.2.4工作创新力度不够

　　大部分工作都是按照领导的决策和部署不折不扣地抓落实，为领导提出创新性的意见比较少。同时，在抓落实中遇到棘手问题顾虑较多，求稳怕乱，过多地依赖领导，工作缺乏创新，缺乏亮点。

　　3.提高办公室管理的思路

　　3.1紧抓一条主线

　　在今后的工作中，要紧紧加强自身建设这一主线，充分发挥办公室中心工作。通过加强企业班子建设、队伍建设、规范建设、企业文化建设等工作，不断增强办公室的凝聚力、战斗力和执行力，同时，要按照公司党政班子的工作思路和总体要求筹划、安排工作。不断增强工作的主动性和预见性，超前考虑问题，谋事在先，提出工作预案，并主动抓好重要部署、重要决策的组织实施。全面发挥参谋、助手、枢纽、协调、保障、指导等职能和作用，搞好信息反馈和督促检查工作，加强与各部门的横向联系，加强交流与合作，逐步形成相互支持，运转流畅，步调一致，协同运作的整体，为企业的持续稳定健康协调发展添砖加瓦。

　　3.2突出两种意识

　　3.2.1突出服务意识，提升现代复烤加工服务企业新形象　

　　保山复烤厂自投产以来，所生产的烟叶成品水分，重量等合格率均为　100%。目前，已与红云红河集团、山东、陕西、江苏、湖南、广西、浙江、福建等10多家工业公司建立长期合作关系。每年都要面对各家烟厂的监打人员和客户。办公室承担着重要的接待任务。为此，要加强和客户的沟通与协调，更好地为客户提供优质服务，搭建相互了解、诚信互动、密切配合、互谅互利的平台，切实树立企业良好的形象；听取客户的合理化建议，采用沟通与协调的方式，收集最新、最佳的客户加工要求，不断满足客户的个性化要求；　要及时收集和反馈客户需求，为企业改进生产工艺建言献策。在实际工作中要接待好每一起来访。每位成员对来访者，都要热心接待，耐心听诉，细心询问，诚心协调，做到以心比心，换位思考，使上访者的合理要求得以落实和解决；要服务好每一场会议。每位办会者必须提前思考，周密布置，认真搞好服务；要处理好重点与一般、主动与被动、上级与下降的关系，抓好部门之间的“共同点”，内外之间的“切入点”、轻重之间的“着力点”，切实提高服务质量、服务水平和服务效果。

　　3.2.2突出创新意识，不断创造新特色、实现新突破

　　办公室工作有一定的被动性，即按照领导的要求办。但如何把领导的要求落实好，需要发挥主观能动性，积极主动地出主意、想办法，处理好被动与主动的关系，高质量、高效率完成领导交办的工作。特别是现在，领导对工作的质量和效率要求很高，这既是压力也是动力。要适应领导的要求，必须增强创新的思维能力，增强创新的实践能力，学会运用新思路、新办法、新措施去解决新问题。要从工作思路、工作方法、工作手段上加以系统思考、重点改进和有序创新。要从点滴做起，无论是组织一次活动，还是开好一次会议，起草一篇文稿，在内容和形式上都应积极创新。要创新思想观念，破除安于现状的思想，树立争创一流的意识；破除被动应付的思想，树立主动服务的意识；破除唯书唯上的思想，树立求真务实的意识；破除墨守成规的思想，树立时效优先意识。要创新工作方法，真正做到围绕服务大局去调研，研究新对策、新措施；围绕服务中心抓落实，利用新手段、新途径；围绕服务当参谋，提出新思路、新建议；围绕基层搞服务，拓宽新领域、新渠道。只有这样，才能主动创新和持续创新，使办公室工作不断创造新特色、实现新突破，取得新成绩。

　　3.3把握三个环节

　　3.3.1把握沟通处理环节

　　搞好沟通协调，是办公室的一项基本职能，也是保证领导作用发挥和工作顺畅运转的客观要求和重要工作手段。保山复烤厂以后工作不但面临云南省复烤总公司，而且要与保山市局（公司）、当地政府密切联系。所以在工作中处理起来比较复杂。在工作中，一定要在重大问题的决策上加强沟通，发挥好桥梁纽带作用。办公室与领导接触多，参与政务多，掌握情况多，理解主要领导意图比较快，在重大事项决策前的信息沟通、维护领导决策的权威上具有重要作用。在实际工作中，既要善于把主要领导谋划推动工作的想法思路传递给班子成员，又要善于把班子成员中正确的意见建议反馈给主要领导，不断提高决策的科学性和可操作性。另一方面，要围绕推动领导决策部署落实，搞好综合协调。妥善处理好上下之间、左右之间、内外之间的关系，善于调动各方面的积极性，共同做好工作。既要坚持原则，按规矩办事，根据职责分工进行责任分解，明确目标任务，充分调动发挥各职能部门的作用；又要善于沟通，商量办事，注意听取各方面的意见，加强协商，求同存异，团结各部门共同做好工作。

　　3.3.2把握会议组织环节

　　保山复烤厂近年来逐步改变了会议模式，主要以厂长办公会为主，开会前先由各部门选好要讨论、通报、安排的事项，由办公室汇总后在会上逐一讨论，这一模式较好，精简了会议，节约了时间。作为办公室人员，下一步，在开会前要确定会议的目的（你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？）；要准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间；要在会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅；要根据讨论的问题限定与会人员；在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家要选好会议内容；要做好后勤保障，细化会议安排。每次会议都应认真、详细地做好会议的策划和实施方案，包括会议宗旨、任务、主题、议题、议程、形式、特邀人员、参加人员等，并责成专门人员负责实施。　

　　3.3.3把握统筹策划环节

　　“凡事预则立，不预则克”，策划的作用非常大。办公室是领导的参谋助手，要想为领导出好注意，当好“参谋”，就要不断提高谋划能力。要着重处理好三个方面的关系：一是大与小的关系。无论大事、小事，都要考虑周全、周密部署、不出纰漏，既抓西瓜又捡芝麻；二是轻与重的关系。要分清轻重缓急，抓住关键环节，寻求重点突破，避免眉毛胡子一把抓；三是远与近的关系。既要紧紧咬住长远规划的总体目标不放松，又要把细化量化的阶段性目标抓实抓好，坚持着眼长远，立足当前，保证工作稳步推进、扎实向前。

　　3.4努力提高四种能力

　　3.4.1提高口头表达能力

　　“上情下达，下情上报”，是办公室工作人员的家常便饭，必须具有很强的口头表达能力，才能将上级的指示、下级的请示和自已的思想观点、意见、建议，及时、准确、有效地传递给他人，以便采纳和推广。如果没有