烟草在线专稿　　引：档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。笔者结合江西宜春烟草档案管理工作实际，对新形势下做好烟草档案规范化管理工作谈谈自己的看法。

　　一、新形势下做好烟草档案规范化管理工作的意义

　　以江西宜春烟草为例，无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是宜春烟草发展历程的真实记录和客观评价，无不包含着领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。从这个意义上说，档案是一种非常重要的资产，如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料，关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。同样，只有认识到档案是资产以后，才会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，下决心做好档案工作。

　　在档案管理研究和实际工作中，宜春烟草认真分析了当前档案管理工作的现状和存在的问题，归纳梳理出以下几个方面：1.很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作不能产生经济效益和价值，可有可无；2.受档案室条件的限制，档案只是单纯的堆放；3.档案无法快捷便利查询，例如在编撰烟草志工作中就遇到这个实际问题，很多资料需要人工一册册去翻阅查找，极大地影响了工作效率；4.公司上下未形成分层级、层次的档案管理网络，导致档案无法及时收集整理，甚至导致部分档案缺失；5.纸质档案和电子化档案未实行有效对接，档案利用效率不高；6.缺乏专业的档案管理知识和培训。

　　针对存在的问题，宜春烟草充分认识到全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果是企业全体人员的责任和义务，为此，宜春烟草各单位、各部门人员从工作实际出发，不断地更新档案管理观念，探索和尝试新的档案管理手段，推进档案管理工作上水平。

　　二、创新举措，扎实推进档案规范化管理

　　在推进档案规范化管理工作中，宜春烟草不断创新举措，实现档案管理的规范化、标准化、信息化，达到档案查询快捷、高效、便利的目的。

　　1.管理机构的创新。第一，市、县两级烟草均联合当地档案局成立了档案工作规范化管理活动领导小组，积极寻求档案局的专业指导；第二，市、县两级烟草均成立了自身的档案工作领导小组和档案鉴定小组，并规定各科室部门负责人为各自档案管理的第一责任人。档案室配备了一名专职档案员，各部科室部门配备了一名兼职档案员，负责各自的档案工作，从而形成了公司档案分级管理网络。通过机构的健全，进一步扩大了档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一由办公室的管理档案扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“综合档案管理”。

　　2.信息手段的创新。档案信息逐年增加，用手工检索方式来提供利用，存在着低效、受人为因素影响大的缺点。档案系统的运行，充分体现了高密度存贮、快速准备运转的功能，弥补了传统档案利用工作的缺陷，具有高效、快捷、全面的优势，满足了各类相关数据的统计查询。通过档案系统的运行，把珍贵的档案原件录入计算机形成数字化的多媒体文件，用机读方式提供利用，不仅能提高利用率，还利于原件的保管。为此，该局办公室在信息中心和软件公司的支持配合下，认真做好数字化档案管理系统推广实施工作，率先在全省系统完成2007年以后数字化档案与纸质档案对接工作，对2007年前纸质档案逐一进行扫描，此项工作正在进行中，并在江西烟草商业档案系统验收会议上作了典型发言。

　　3.数据检索的创新。档案信息系统可以满足档案在计算机上快速查阅的功能，但很多情况下还得到档案室实地查阅档案原件。该局档案室通过规范整理，现保管有文书、科技、会计、人事、声像等多门类档案。各类档案组卷合理，编目规范，案卷排列有序。各类档案卷皮、卷盒符合规范要求，封面、脊背填写清楚、规范。库房清洁卫生，采取了防火、防光、防尘、防虫霉、防盗、防高温等措施。到目前为止，档案室已完成了文书档案、科技档案的立卷、归档，并将档案的目录输入了电脑，建立了案卷级和文件级目录等检索工具，可以利用计算机进行档案查询，有较好的档案现代化管理水平。

　　4.库房管理的创新。该局档案室总面积73.9平方米，其中档案库房面积61.9平方米，阅档室、办公室共有12平方米，库房建设符合安全保管要求。为方便档案存放购置了17列档案密集架，并配备了空调、数码相机、打印机、复印机、碎纸机、消防栓、温湿度计、遮光窗帘、防虫药物等，达到了八防的功效，即防尘、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐、防鼠、防火。档案室完善的设施和良好的保管条件，为档案工作规范化管理申报上等级打下良好的基础。

　　5.管理制度的创新。回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案人员的不懈努力。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各分公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫。为此，该局先后建立了文件材料归档制度、立卷归档制度、档案保管制度、档案的借阅、利用制度，档案保密制度、档案统计制度、档案鉴定与销毁制度、档案库房管理制度、档案工作人员岗位责任制、文书档案管理规定、科技档案管理规定、声像档案管理制度、档案室工作人员职责，用制度来规范档案管理工作。

　　三、档案规范化管理的成效

　　1.库房管理更加规范。公司现有档案资料卷7028卷（盒），其中文书档案1115卷，财务档案4544盒，人事档案775卷，专卖档案22盒，科技档案59卷（盒），声像档案17本（盒），专门档案110卷，图书资料386本。各类资料归档率100%、完整率达98%以上。

　　2.制度建设更加齐全。加大制度建设，制定文件材料归档办法、范围和保管期限表以及档案分类方案；建立了档案鉴定销毁制度和全宗卷；完善了档案交接手续，使文件资料的归档更加规范和准确。

　　3.系统使用更加便利。档案数字化的建立将改变传统的检索方式，利用档案数据库检索引擎，运用关键字搜索，可以在最短的时间内找到需要的内容，大大提高了工作效率。OA系统个人工作平台的档案查询系统可以让员工更加便捷地进行档案自助查询，输入关键字找到所需档案后将申请提交给档案员，通过申请后就可以在规定的期限内在自己的电脑上查阅档案。此举既提高了工作效率，也减轻了档案人员的工作负担，同时也让档案借阅过程更加可控，避免了档案的遗失损坏，进一步实现档案信息化的作用。

　　4.档案管理达到省一级标准。2013年11月14日，江西省级评审员考评组对宜春烟草档案工作进行现场考评，通过听取工作情况汇报，实地查看档案室，综合评估局（公司）档案工作的组织管理、基础设施、业务建设、开发利用等情况，根据《江西省机关档案工作规范化管理标准》，宜春烟草档案工作规范化管理四项指标得98分，评估组成员一致同意认定宜春烟草为档案工作规范化管理省一级单位。

　　四、档案规范化管理推广前景及应用

　　档案管理工作不是一蹴而就，也不是一朝一夕的事情，在下一步工作中，宜春烟草将始终做到坚持不懈，实现档案管理水平“更上一层楼”。2013年9月，宜春市烟草专卖局联合宜春市档案局下发了《关于开展全市烟草档案工作规范化管理活动的通知》，文件明确了组织机构、制度措施、场地设施、专业人员、经费保障。下一步，宜春烟草将以档案管理达到省一级为契机和动力，推广档案规范化管理的做法，力争全市系统档案工作在2年内实现规范化和科学化，并全部达到江西省档案工作规范化管理省三级以上标准。具体做好以下六项工作：

　　1.加强集中管理。统一集中管理全部档案，分类整理，确保档案资料齐全、归档有序。

　　2.严格制度执行。把好制度关，形成收集资料常态化，抓好档案的查阅利用，并进行登记。

　　3.加强信息反馈。通过宣传报道的形式，及时宣传好档案管理的做法、措施、想法，做好信息反馈。

　　4.加强数据库建设。收集、整理数据信息，建立快捷、高效、方便的文件级数据库。

　　5.加强档案室管理。科学管理，定期消毒，严格落实“八防”措施，确保档案室的整洁、安全。

　　6.加强学习。经常性的组织开展档案管理知识的培训，增强档案管理员管理档案意识，不断提高专职档案管理员、兼职档案管理员的能力素质。