烟草在线宜宾消息　　引：档案具有现实利用价值和历史传承价值，有效的档案收集管理工作具有重要的历史与现实意义。本文以宜宾市烟草行业档案管理工作开展情况为切入点，深入分析当前档案管理工作现状及存在问题，以增强人员综合素质、提升档案管理水平为出发点和根本目的，提出了相应的对策措施。

　　档案是国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案工作是是企业基础管理的重要组成部分，是衡量企业管理水平的重要标志，是企业管理中一项最基本的基础性工作。做好档案工作，要实现最基本的要求即齐全、准确和安全，达到“三性”的统一，即做到档案的完整性、管理的规范性、利用的有效性，真正提升企业管理的内在质量，更好地为企业发展服务。近年来，宜宾烟草行业加强档案管理工作取得了一些成绩，但是依然存在一些制约档案管理整体水平提升的问题，如何进行有效应对和解决，提升档案管理水平，成为摆在我们面前的重要课题。

　　一、宜宾市烟草行业档案管理现状

　　2007年底，南溪县烟草专卖局顺利通过机关档案规范化管理省一级标准评审验收，至此，全市烟草行业11个单位全部达机关标准省一标，提前3年完成机关档案规范化管理达省一级标准的“十一五”规划。2011年11月宜宾市烟草专卖局（公司）下属单位物流中心达企业标准二级，全市烟草行业档案工作规范化管理迈上了新台阶。

　　（一）领导重视，体制健全。一是建立健全档案工作责任制，从宜宾市局（公司）机关到各基层单位，均建立了“一把手”任组长、各科室负责人为成员的档案管理工作领导小组及相关业务小组，明确档案管理的主管领导、责任领导，确保档案管理责任落实。二是建立档案管理机构网络，形成以市局（公司）办公室为中心，机关各科室共同参与的管理网络，确保档案管理工作落实。三是建立健全市局（公司）统一领导，基层各单位分级建档，逐级负责，统分结合的档案管理体制，确保全市行业档案管理全面推进。

　　（二）把握重点，严格管理。档案管理中，市局（公司）把握文件材料归档及管理这个重点，严格把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。　

　　（三）加大投入，完善设施。硬件方面，严格按照档案规范管理的要求，购买多组密集架，配备充足的档案柜，并保证防盗门窗、空调、灭火器、除湿机、温湿度计、防虫药物等必要的安全设施。软件方面，加强档案信息化建设，立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，充分利用省烟草专卖局统一开发的数字化档案管理软件，使档案管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案利用更加高效化。同时投入经费将六楼会议室改建为档案资料陈列室，陈列室用宜宾烟草历年荣誉成就、珍贵照片、图片资料、两烟事业发展历程等宝贵档案资料各方面来展示宜宾烟草人的奋斗史、光荣史和发展史。

　　二、宜宾市烟草行业档案管理存在问题

　　宜宾市烟草专卖局（公司）机关档案管理工作在宜宾市名列前茅，但各基层单位的档案管理水平还有待进一步加强。存在的问题主要有：

　　（一）人员配备不足。

　　根据档案管理相关制度，每个单位应配备一名专兼职档案管理员，但由于人员数量有限，行业内部由办公室综合管理员兼职档案管理的情况比较普遍。办公室综合管理员本身事务繁多，无法分出更多的精力来搞好档案管理工作，导致其档案收集不齐全、归档不到位。而且部分兼职档案人员对每年形成的归档材料不是亲自参与整理，而是请外单位档案人员集中整理，缺少对本单位档案资料的直接了解和整体认知，这无疑给档案的保密性和查找带来麻烦，不利于档案管理工作的持续发展。

　　（二）人员知识结构不合理。

　　各单位档案管理员一般为半路出家，缺乏档案管理专业知识，专业化程度不高。而现行档案管理工作不仅要求管理员懂得一些现代的信息化知识和计算机应用技术，更要熟知档案管理工作的专业知识。但就当前情况来看，全市各基层县局档案管理人员学历专业不对口现象较为严重，导致档案整理、管理工作水平较低，特别是对档案保管期限划分不够准确，致使档案整理不够规范，不能很好地为单位日常管理服务。

　　（三）档案服务意识不强。

　　一是收集的档案形式较单一。各单位档案室目前一般只注重文字档案的收集，却忽视电子、声像、实物档案资料的收集，影响了烟草档案的系统性和完整性，也和现代化档案管理理念不符。二是在烟草档案的管理上，重保管轻利用。存在为了收集档案收集的情况，忽视了档案资料提高工作效率，降低工作成本的作用，没有真正理解档案管理工作的重要意义，不愿或不习惯通过档案资料为日常工作提供服务，造成大量信息资源的闲置。

　　三、加强宜宾烟草档案管理工作的措施和建议

　　（一）充实人员队伍，提升专业素养。

　　档案管理工作的关键和核心在于人。打造一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍成为当期的迫切要求和必然选择。一是调整充实档案管理人员队伍。通过积极寻求领导支持，选拔政治素质好、责任心强、热爱档案工作的人员到档案工作岗位上来，同时，发展兼职档案管理人员数量，保证兼职档案管理人员的业务素质和工作时间，确保档案工作的延续性、严肃性及权威性。通过采取多种措施，稳定行业各单位档案管理人员队伍，切实增强档案工作的人员支撑。二是全面提高档案管理人员的专业素养。由于档案工作的特殊性，要求档案管理人员必需具备过硬的思想政治素质，同时要着力提高档案管理人员的业务素质。努力创造条件，有计划、有步骤地开展档案人员的继续教育和在职培训，因材施教、注重实效，积极运用“走出去、请进来”等培训方式，不断提升档案管理人员的综合素质。通过培训，增强企业档案管理人员的责任心，进一步提高企业档案管理人员的服务意识、安全意识和创新意识，为规范企业档案管理，提高档案人员业务素质和能力打下坚实基础。

　　（二）加强基础工作，实现标准规范。

　　档案管理作为一项服务性工作，其自身需要扎实的基础工作来保障。一是做好文书处理工作，文书是档案的重要来源，档案是文书的归宿。档案人员要强化系统思维意识，正确处理文书处理档案工作规范化、标准化的关系。在实际工作中，把住文书处理工作人口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。二是要准确把握文件归档的时效性。完成现行文件阶段任务的，才能予以归档，没有完成的则不能归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。三是明确归档的重点和分工。确立归档重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料的区别，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。四是要注意有效地维护档案的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住档案的入口关，使不该归档文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。特别是在归档过程中，要把同类并具有内在联系的文件材料按相关要求归在一起，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，使归档后所形成的档案既完整、又不庞杂。

　　（三）创新工作理念，提高信息化水平。

　　档案工作要创新，就要努力使档案部门从“伸手派”变成先行者、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。一是增强现代化意识。档案工作人员要树立与当前社会发展、工作需要相适应的思想和观念，借助计算机和省局（公司）开发的数字化档案管理系统，对现有档案实行整理、著录、入库工作，逐步实现档案文件及目录机检，同时要积极推进那些内容重要、容易受损、利用频率高和珍贵、重要档案的数字化进程，把其转化为电子文档，并做好备份，实现永久保存，提高档案利用率。二是加强电子文件归档与电子档案管理。档案管理不再局限于纸质文档，电子文档也应按索引存入计算机硬盘，并刻光盘备份，加快电子文档管理，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整、有效、真实。从而实现档案信息资源共享，充分挖掘和开发档案服务功能，增强档案利用率，提高档案利用服务水平。　

　　（四）增强服务意识，发挥档案效用。

　　档案管理工作的立足点和出发点是服务，通过对档案资料的收集、整理、利用来服务工作需要，最大限度发挥档案效用。一是要了解需求主动服务。档案管理人员要及时准确地掌握利用者的需求情况，由过去“坐等调卷”的被动服务转变为主动服务，档案工作人员要充分熟悉档案室保存的档案内容、数量以及库房存放位置，熟悉每一种档案的具体整理情况和有机联系，熟悉