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基层烟草商业行政后勤管理的问题及对策

2015年06月17日 来源:烟草在线专稿 作者:刘润生
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  烟草在线专稿  行政后勤工作牵涉到企业的人、事、财、物等各个方面,服务的对象是企业各个部门、是领导和全体职工。因而行政后勤管理既辛苦繁杂,又极其重要。行政后勤管理部门是一个综合性的职能管理部门,一般由办公室承当。行政后勤管理部门主要有以下三个方面的职能,即综合管理职能、服务保障职能、运作协调职能,是企业承上启下的关键部门。

  行政后勤管理牵涉除了业务和政务外的几乎所有的管理和服务,特别是后勤事务,既要吃苦耐劳,又要服务周到,对领导交办的工作,既要充分领会意图又要把握好分寸。同时因其临时性、突发性、应急性的工作特点,特别容易引起相关利益的冲突而引发各种矛盾。行政后勤管理工作的好坏直接关系到企业内部运行是否顺畅、企业的工作效率的高低、企业的稳定发展以及企业的整体建设。因而,做好企业行政后勤管理工作就显得十分重要和迫切。

  一、当前基层烟草商业行政后勤管理的问题和不足

  一是思想认识不到位。在实际工作中,对新时期行政后勤管理的重要性认识不高、思路不清,不理解加强行政后勤管理的精神实质和深刻内涵,导致工作指导思想不明确,工作思路不清晰,找不准本单位行政后勤管理到底存在哪些问题,不清楚行政后勤管理要达到什么标准,工作随意性、盲目性较大,缺乏计划性、延续性和针对性。往往是想到什么抓什么,想怎么抓就怎么抓,抓的怎么样就怎么样;有些人员规范意识淡化,重建设轻管理、重短期效果轻长期效应的现象还一定程度存在,标准化落实、精益化推进的意识不强;对领导和上级交办的事项兢兢业业、规规矩矩完成,而对日常服务基层的事项则重视不够,模糊、拖拉、落实不力,影响了管理的质量;对精益化管理的难点缺乏敢于攻坚克难的信心和决心,缺少持之以恒的韧劲和毅力,工作标准不高、要求不严,不会管、不善管、不敢管的问题比较突出,影响了行政后勤工作规范运行。

  二是制度落实不到位。近年来,毕节市烟草商业行政后勤工作规范化管理规章制度逐步完善健全,先后实行了物资集中采购、重大工程建设项目招投标、财务集中统一管理等多项措施,但从落实的情况看,在一定程度上还存在有章不循、循章不严、执行不坚决、落实质量不高等问题。表现在:对相关制度不重视抓落实、不善于抓落实、不敢于抓落实的现象还在一定范围内不同程度的存在,规范化、精益化管理的表率带头作用和引导示范效应发挥不明显,对一些新的行政后勤工作标准和管理制度不掌握、不熟悉,影响了精益化管理的效果和质量;对后勤管理制度的落实不够重视,尤其在一些设施设备的使用管理方面,建设购买积极、管理应用消极,不按规定操作、不按制度管理的现象还一定程度存在,造成财力上的浪费。

  三是管理创新不到位。面对新形势下烟草商业企业行政后勤工作,虽然有改革创新的思想,但行动的力度不够,一些管理方法跟不上工作发展的步伐,还存在因循守旧、按部就班的情况,习惯于老经验、老办法、老套路想问题、办事情,推动工作、谋划工作的前瞻性不强,创新意识不足,工作思路不宽,缺乏计划性、主动性和预见性。在服务中心工作、服务烟农、零售户需求、服务基层一线中出现的新情况、新问题,不注重调查,不总结研究,不善于分析,要么是用老办法解决新问题,要么是束手无策,成为阻碍精益化管理进程的一个重要因素,也是制约行政后勤工作管理创新的最大障碍。

  二、改进的思路和对策

  针对上述情况,面对烟草行业发展的新形势、新任务、新要求,我们基层烟草商业企业要在党组的领导下,坚持以人为本,进一步树立和落实科学发展观,坚定“责任烟草、你我毕节”的核心理念,以“围绕中心,服务大局,参与政务,协调事务,优质服务”为目标,极积主动地发挥好综合管理、服务保障、运作协调三大职能,着力加强文字综合、参谋调研、督查督办、公文流转、后勤服务、车辆管理等相关工作,努力推动行政后勤管理工作规范化、精益化,把行政后勤管理部门打造成运转规范,务实高效,团结和谐,服务优质的机关窗口。

  (一)转变思想,增强三种意识

  一是增强全局意识,确保各项工作顺利完成。办公室应站在全局的高度,发挥行政后勤管理工作枢纽和参谋助手作用,遇事向分管领导做好汇报,争取领导的重视,同时与各股室多商量、多沟通,争取他们的配合和支持,为全局工作创造良好工作氛围;二是增强规范意识,不断提高办公文办事水平。在起草、论证、审查各类文件和处理各类行政事务时做到行文规范、内容合法、流转顺畅、管理有序、程序规范;三是增强创新意识,创造性地开展工作。善于借鉴标杆典型事迹和成功经验,深入开展“管理创一流”活动,积极构建科学的现代管理体制,不断加强和改进工作方法,创新工作方式,提高办事效率,努力推进行政后勤管理精益化。

  (二)加强综合协调,推进工作落实

  根据上级业务主管部门和地方党政部门的重大部署,以局(分公司)领导重要批示为重点,协同相关股(室)、基层单位对上级的转办件、来电、来信和群众关心的问题及时回复,进一步推进重要工作限时办理。

  一是搞好横向协调。充分发挥办公室的牵头作用,协调好与机关各职能部门的关系,切实加强横向联系,畅通联络渠道,提高工作效率。特别是对需要多个部门共同办理的重大事项,主动抓好组织联络,高度指挥,激发各部门的积极性、主动性和创造性,抓好工作落实。

  二是搞好纵向协调。主动密切与市局(公司)和地方党政及有关部门的沟通联系,及时了解上级领导的工作思路和重要举措,积极争取上级更多的支持。把对上服务与对下服务统一起来,真实反映一线的情况,使领导及时了解一线的困难和问题,掌握工作进展情况和政策执行的效果,做到和谐运行,事事不落空,形成上下贯通、协调发展的新格局。

  三是搞好内部协调。办公室内部工作必须统筹安排、讲求效率,既要合理分工、责任到人;又要相互协作、主动作为,切实做到补台不拆台、到位不越位、作为不乱为。做到办文、办会、办事高效有序,各项工作有条不紊,保证机关正常有序运转。

  (三)强化督查,确保执行效果最大化

  一是围绕区局(分公司)烟叶生产经营活动及相关工作,把重点放在推进局长、经理办公会的重大决策、重要工作部署的执行力度上。开展经常性的督促检查。

  二是对于领导的批示要求和查办内容,坚持明查与暗访相结合,进一步加大领导批示、交办事项的查办力度,做到批必查,查必果,果必报。

  三是不断加大催办力度,强化查办时效,做到急事急办。同时改进方式方法,不断探索督查工作新思路、新办法,注重督查实效,把督查工作同目标管理责任制紧密结合起来,明确职责分工,严格规范程序,不断提高督查质量,确保区局(分公司)各项决策部署落到实处。

  四是时刻关注热点、难点问题,及时提出督察建议,协助领导把问题解决在基层,解决在萌芽状态。

  (四)加大调研力度,为上极决策提供翔实的依据

  一是紧扣烟叶生产及全局工作抓调研。从影响企业改革发展和稳定大局的新情况、新问题入手,深入基层、深入实际,切实加强调查研究,对遇到的新情况和新问题综合分析,宏观考虑,弄清产生的背景,把握发展的趋势,从全局上、战略上去观察、思考和谋划解决的办法,尽力使调查研究形成意见,符合领导的要求,适应烟草行业转型发展的形势。

  二是紧贴领导思路抓调研。善于从领导讲话、工作部署以及对问题的看法和提法中,掌握领导的思路和急需了解的重点问题,有针对性地开展调查研究,力争调研思维与领导思维同频共振,确保“谋”在关键处,“参”在点子上。三是突出重点抓调研。以烟叶生产经营为主线,加强对生产经营中的问题、薄弱环节以及职工普遍关心和反映强烈的焦点问题的调研,找准问题的症结点和矛盾的关节点,提出切实可行的、精要的、有新思路的对策和建议。四是围绕决策抓调研。按照科学发展观的要求,努力抓好烟叶生产经营及相关工作的调研。决策前要深入调研,提出比选方案,搞好前期论证;决策后要针对落实过程中出现的新情况、新问题,及时开展追踪调研,提出新的对策,使决策更加科学、更具实效。

  (五)加大服务力度,赋予办行政后勤管理工作新的内涵

  坚持以科学发展观为统领,按照反“四风”、转作风要求,结合实际,着力实现四大转变:一是实现被动服务向主动服务转变。行政后勤管理工作突发性、偶然性、被动性强。因而,对待各项工作,要有前瞻性,未雨绸缪,以工作的超前性、预见性来体现工作的主动性。二是实现单一服务向全面服务、超前服务、主动服务转变。必须注意服务的全面性和主动性,不能只为领导决策提供简单的对与否、能做与不能做的单项服务,而应该在领导决策前动议、参谋、拿主意,在决策中关注、关心、调查,在决策后做好总结,从而提供超前的、全过程的主动服务。三是实现一般服务向优质服务、精品服务转变。坚持以服务为“天职”,对上级和各部门、各基层单位要相互尊重、密切配合;对基层的同志,要满腔热情,放下架子,坚决克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。四是实现传统服务向创新服务转变。从过去的“看一看、听一听、议一议、办一办、传一传”的传统服务模式向观念服务、信息服务、智力服务、环境服务等创新服务模式转变。

  (六)持续反“四风”,树新风,加大办公成本控制

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