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安徽省黄山市徽州分局(营销部)精益管理提高综合管理效率
2018年04月18日 来源:烟草在线 作者:王莹
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  烟草在线专稿  安徽省黄山市徽州分局(营销部)结合精益管理思想,实现了从传统综合管理模式的纸质化、表格化向标准化、信息化、公开化转变。从系统集成信息化的角度来看,将订餐、加班等功能集合,优化、完善了综合管理流程,简化了工作程序;从需求的视角来看,大大提高了综合管理效率,员工提报请假、出差等申请,上级审批后,自动完成假期的关联、汇总,全面知悉相关工作动态;从服务角度来看,提升了机关效能、服务满意度,领导可以全面、实时掌控员工动态,实现管理过程的透明、公平。

  ◆ 案例 ◆ 

  场景一:咨询请休假情况

  某天一大早,同事A走进办公室,前来咨询休假的事情。

  同事A:“麻烦帮我查看下,我今年还有几天的假期可以休,这两天家里有事,想休下假,也不知道能不能休?”

  同事B:“稍等下,我来查看下登记的台账……”

  同事A:“好的,谢谢。每次我也弄不清还有没有假,加班几次也记不清了,调休了一次好像,积攒的假期,我都忘记休了。”

  说着同事B开始“翻箱倒柜”查找、汇总请假申请表、加班申请表、考勤表等各类表格。同事A等了一会,觉得一时半会也得不到结果,只有先回办公室等待结果了。

  场景二:电话询问订餐

  在某会议室,同事C手机响起来了。

  门卫:“您好,请问下,今天你是否订餐?”

  同事C:“哦,我今天在市局开会,就不订餐了,麻烦你了啊,不好意思,忘记打电话给你说了。”

  食堂管理员:“哎,别看订餐是小事,但是要实现精准管理也不容易啊,经常有同事出差或者临时有事的忘记申报就餐,这样就会造成人少菜多的浪费或者人多菜少又不够吃的现象,特别是像我们这种人数本来就少的县局,控制起来那是更难啊”。

  ……

  ◆ 意义 ◆

  行业内推进精益管理的要求,旨在消除各种浪费、优化资源配置、提高效率和效益。徽州分局(营销部)积极响应号召,提出在各条线工作上运用精益管理思想,开展对标管理,小处入手,针对综合管理中存在的突出问题实施改善,把小事做细、做精、做实,实现管理增值,达到管理增效。

  综合管理是县级局办公室的一项重要的日常工作。在县级局的业务系统(专卖、营销)、协同办公等实现了信息化的支撑,规范了流程运作、提升了工作效率,在综合管理部分存在统筹管理难、实时统计难、考勤统计难、出差统计难、订餐统计难、加班统计难、休假统计难、图书借阅难、调休统计难等情况。日常的订餐、考勤、加班、请休假、出差、图书管理等,还停留在手工、纸质的管理阶段,不方便统计,不利于共享,更不利于领导了解员工各方面的情况。

  ◆ 亮点 ◆

  精益管理理念是指导“徽烟通”信息管理平台设计的关键,立足于精益管理思想与综合管理流程的有效融合,对综合管理过程中流程进行梳理、优化,实现了从传统综合管理模式的纸质化、表格化向标准化、信息化、公开化的转变。同时,“徽烟通”系统实现了对食堂订餐、员工的请休假、加班、出差、图书借阅等综合管理流程的电子化、智能化、动态化管理。

  一是企业管理更加精益化、信息化。通过优化、固化流程,实现了工作快捷方便。借助“徽烟通”管理信息系统,对流程、方法进行固化、记录、跟踪、汇总。将请休假、出差、加班等流程与考勤管理、订餐管理流程相关联与自动汇总统计,全面掌握人员动向、在岗与请休假等情况,实现了考勤、订餐、请休假、出差、加班、图书借阅的电子化,促使精益管理理念在县级局综合管理中落地,减少浪费,快捷规范,提高了工作效率。 

  二是企业管理更加标准化、高效化。“徽烟通”管理信息系统将加快综合管理现代化进程,通过系统控制和服务功能,来实现提高企业综合管理的有效针对性和自我主动性,减少缺位、越位、错位发生机率;同时,让综合管理工作规范有序,实现节省时间、节约成本并提高效率的目的。

  三是企业管理更加规范化、公开化。“徽烟通”管理信息实现了考勤、订餐等行为的透明化、规范化、高效化。这不仅满足了徽州烟草综合管理新要求,提高了机关综合管理能力,还提升了黄山徽州烟草综合服务的“智能化”水平,实现综合管理系统功能全覆盖、操作更智能、服务更优质的期望,促进综合管理公开公平、高效运作,发挥着积极作用。

  ◆ 成效 ◆ 

  一是从系统集成信息化的角度来看,“徽烟通”管理信息系统将食堂订餐、请休假、加班、出差、图书借阅、工作计划、信息发布等各个功能集合在一个系统中,优化、完善了综合管理的流程,简化了工作程序,员工只需登录一个系统,就能完成订餐、图书借阅、请休假等事项。

  二是从需求提出方的视角来看,大大提高了员工的工作效率,“徽烟通”管理信息系统实现了自助订餐,出差时无需门卫咨询是否订餐。员工需请假、加班、出差时,只需提报申请,上级审批后,自动完成假期的关联、汇总。员工借阅书籍时,点击“借阅”按钮,看完后,点击“归还”按钮归书。通过撰写工作日志,查看徽烟动态、专卖简报、荣誉榜等信息,全面知悉相关工作动态。

  三是从服务提供方的角度来看,提升了机关效能、服务满意度,管理者可以全面、实时掌控员工动态,只要点击“查询”按钮,每天、某个时间段的员工就餐、出勤、出差、请假等信息自动汇总,全程记录、跟踪员工的就餐、出差等。加强对各类信息审核,对增加人员的姓名、IP地址、密码重置等规范管理,实现了管理过程的透明、公平。

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