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浅谈烟草商业企业增值税电子发票管理存在的问题及改进措施

2022年07月04日 来源:胡逸欢 作者:胡逸欢
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发票是企业财务收支的法定凭证和会计核算的原始凭据,也是税务稽查管理的重要依据。近年来,发票管理一直存在着一些相对薄弱的环节和比较突出的问题,影响财务报销和核算的日常工作,发票使用不当容易触发企业税收风险点,因此,本文梳理了目前财务工作中发票管理存在的问题,并针对存在的问题提出应对措施。

一、当前发票管理存在的问题

(一)发票管理较财税政策的更迭存在滞后性

日常工作中,财务人员往往对财税政策存在了解不及时、掌握不准确的问题。近些年,每年的财税政策对于发票管理问题上都会有新的变化。但往往财税政策出现变动后,财务人员不能及时掌握新政策的变化、运用到日常工作中,如新旧政策更迭期间的账务处理、发票能否确认收入、费用能否抵扣等问题出现偏差,这直接造成企业在财务上、税控上的风险。

(二)发票开具、认证方式操作繁琐

目前我公司的发票开具、抵扣方式还是沿用之前的老方法,没有进行更新换代,特别是发票抵扣上,一旦出现发票张数过多的情况,造成认证发票时间过长、核对工作效率低的情况,特别是发票数量多的情况下,增加报税人员月底工作量。

(三)电子发票与纸质发票同时作为报销附件导致工作效率低下

当前,涉及到电子发票报账的时候,报账人员需要先把电子发票转换pdf、word等格式后再上传到nc系统,并生成报销单据,报账时需打印出纸质版电子发票作为附件,系列流程下来并未减轻财务工作负担,特别是发票较多的时候,不仅要在nc系统分批次单张上传电子发票,还要打印出纸质版电子发票,一件事情重复做不利于会计核算基础工作的开展。

(四)电子发票存在重复报账的风险

虽然电子发票和纸质发票的法律效力、基本用途和使用规定相同,但纸质发票复印无效,只能一次性黏贴进行报销,而电子发票是一个pdf格式文件,可以无限次重复打印,相较纸质发票的物理防伪性能,财务人员无法通过发票表面资料及税务局查询系统查验是否重复报销,这给财务人员在报销审核单据中带来困难及风险。

(五)存在篡改发票信息涉税风险

 通过软件修改发票内容、金额等信息在如今信息化时代不是难事,当前企业是无法统一导出其他企业开具给本单位的发票信息,只能通过网上税务系统一张张查验,这样给繁重的财务工作岗位增添了工作量,也给不法人员篡改电子发票提供便利及机会。

二、电子发票对企业财务管理影响的应对措施

(一)加强财务人员财税政策培训

可以组织财务线上培训,了解税务上的专家对于目前新的税收新政的解读,不仅税务会计、其他财务人员能够对税务政策有新的解读,使得大家在日常的财务工作中规避税务风险,对最新财税政策有了更加深入的了解与认识,更新自身的专业知识体系。

(二)建立变核销发票机制,避免重复报账

完善票据管理制度,对于报账事宜,针对不同用项目明确所需附件,细化费用报销附件,开发已报销发票的管理台账小程序,通过扫描电子发票上所显示二维码自动获得发票代码、日期、金额等主要电子信息,并通过类似商品条型码方式扫描识别发票,把已报销电子信息存入台账后,建立发票信息系统库,如果下次扫描输入的信息相同将自动提示,此举可减轻财务人员报账审核的压力,避免重复报销问题的出现。

(三)创新升级发票软件系统

发票全面数字化是财税体系数字化的必然趋势,例如江西中烟开发的智能发票管理系统,实现了电子发票全流程管控、智能进项抵扣以及构建财务电子凭证,查验电子和纸质发票的真实性,从而实现全省财税管理发票系统的智能升级,企业可研发财务信息生成端模块的构建嵌入,把发票管理系统与当前的财务nc系统相结合,发票录入到管理系统后可输送导入到nc系统,电子发票的收付款信息可识别传输到报账平台,提取信息后对信息进行整齐、调用、归集后同步生成报销单据,通过税务系统与企业财务系统直连,从而节省人力成本、提高工作效率,并从根本上解决人为失误导致报销单据信息错误退回重做的问题。

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