烟草在线专稿　　引：规范是烟草行业发展的生命线，档案资料是一个行业管理是否规范的有力证明，采购工作作为烟草工作的一个重要组成部分，采购项目档案资料的规范管理直接反映了烟草行业的规范管理水平，因此，加强采购项目档案资料的规范管理，对行业的规范管理具有重要的意义。结合工作实际，笔者就如何提高采购项目档案资料的规范化管理水平谈以下几点意见：

　　一、要转变观念，提高对档案资料的重视程度

　　烟草行业作为政企合一的国有垄断企业，拥有卷烟经营的绝对权力，面临着国家的严格调控和卫生组织的强烈抵制，受到世界各方面人士的大力关注，特别是资金的使用，尤其倍受关注。马克思说过“绝对的权力，导致绝对的腐败”，烟草企业使用的是国家的资金，而我们企业的员工使用的企业的资金，从某种意义上讲，都属于是“公款”，用公家的钱为公家办事情，这就给我们提供了很多腐败的机会，烟草企业员工要想保护自己清正廉明，避免腐败，就必须利用规范来保护自己，而档案资料是规范的有力证明，一个工程、一个项目，也许若干年后已不复存在，但档案资料却可以永久保存，只有真实完整的档案资料，才能经得起历史的考验，才能成为个人或企业永久的保护伞。

　　二、档案资料要包括项目实施的整个过程

　　档案资料是项目实施过程的记录，必须要包括项目实施的整个过程，至少应包括以下几方面的资料。

　　1、项目的审批资料

　　国家局要求所有万元以上的项目实行“能招尽招”，未实行招标的项目必须严格履行审批手续，所以，我们必须从源头上抓起，整理好项目的审批资料，完整的审批材料至少要包括年初制定的计划，根据计划制定的预算，在有计划和预算的前提下，由实施部门提出申请报告，经“三项工作”管理委员会研究后，拟定实施方案，并以会议纪要形式下发到各部门后，各部门方可按照批复的实施方式进行实施。

　　2、确定供应商的资料

　　如何确定供应商是采购项目的重点环节，是一个项目实施过程是否规范的有力证明，根据所采取采购方式的不同，确定供应商的资料要包括准备、实施，确定三个阶段资料，准备阶段是项目实施前的准备工作，如招投标的要发布招标公告，制定标书，审定标书，发布标书，接收投标文件，答疑等；询价比价的要发布询价比价书，接收报价书等；竞争性谈判的要选择好参加谈判的供应商，拟定好谈判文件等。实施阶段是确定供应商的依据，理由必须充分有说服力，招投标的要包括评标的整个过程记录，并拟定评标报告书，询价比价的要有询价报告书，竞争性谈判的要有谈判记录和谈判报告书。确定阶段资料为发给供应商的定标文件，招投标的为中标通知书，询价比价和竞争性谈判的为确定供应商通知书。

　　3、签订合同和付款资料

　　合同必须经过严格的审核后才能签订，一是合同要经过律师的审查并出具合同合法性审查意见书，二是合同要经过审计、纪监、政工、整顿等相关部门对合同的程序进行审查，并出具合同程序审查意见书，如果非法人代表签订的合同，还必须有法人代表的授权委托书。付款资料要包括报账单、发票和转账凭证等资料。

　　三、档案资料要包括公示的相关资料

　　采购项目的实施必须在实施过程的前中后分别发布事前、事中、事后公示，在采购事项审批过之后在发布事前公示，确定供商后要发布事中公示，在付款之前要发布事后公示，公示必须写明公示时间限制和联系部门及电话，使项目实施的整个过程接受全体员工的监督。

　　四、档案资料要真实、规范

　　档案资料作为活的项目档案，必须真实记录下整个过程，不能有任何涂改的现象，所有需要审批或签署意见的地方必须署明意见并签名，档案资料的日期必须符合项目实施的逻辑顺序，档案规格必须和实物规格一致，档案中数据不能有前后矛盾现象。同时，档案必须有封面和目录，要按照档案资料的先后顺序，一项一档进行装订，确保档案资料的规范美观。