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战略“五步走”搞好管理体系内部审核

2013年01月07日 来源:烟草在线专稿 作者:赵勇
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  烟草在线专稿  引:随着行业“卷烟上水平”各项工作的逐步开展,各种管理体系建设工作进行得可谓如火如荼,提到“贯标”这个词相信大家肯定不会陌生,有贯质量管理体系的,有贯环境管理体系的,有贯职业健康安全管理体系的,还有“三标一体”,但笔者认为,管理体系的宣贯工作万变不离其宗,无论哪种管理体系,都是以戴明模型为基础的,也就是通常说的PDCA模式,即策划-实施-检查-纠正,这也就是前面所提到的“宗”。管理体系建立起来了,要想真正发挥其强大的功能,就必须在企业内部进行审核。管理体系内部审核是企业为获取管理体系运行的客观证据、对管理体系本身进行独立检查并进行综合评价,以确保符合要求的重要手段,同时它还与管理评审和纠正预防措施并称为管理体系持续改进的“三大法宝”。那么,如何搞好管理体系的内审工作呢?

  第一步:就是要合理编制审核计划。

  “凡事预则立,不预则废”,管理体系审核也不例外。一个好的管理体系审核计划可以起到事半功倍的效果,因此,主控部门在制定审核计划时必须要根据受审核部门和单位的工作职能、业务范围来确定审核人日,有现场的必须安排现场审核人员,并综合考虑往返路途的远近,合理安排审核人员。有的部门可能人员较多,关键岗位的人员还有可能休假,如果涉及到的人员不在单位,其他人员是否能帮助审核组获取相关记录?这些都是编制审核计划时应该考虑的问题。

  第二步:开好管理体系内部审核的首、末次会。

  在这里笔者想强调一下,有很多同事认为首、末次会就是走形式,可开可不开,只要把审核结果公布一下就可以了。其实不然,首、末次会是企业实施审核时,审核组成员之间、审核组与受审核单位之间以及受审核单位与管理层之间进行沟通交流的非常重要的手段,同时也是对审核员以及受审核单位的一次特殊的“培训”。首次会有利于调动审核组成员的积极性,使受审核单位的领导们更加重视审核活动,为后续审核创造一个良好的氛围,提高审核工作的效率。末次会对于受审核单位来说是一次非常难得的认识管理体系运行过程中的问题与不足的良机。末次会对于关闭不合格项、整改观察项和关注点来说,具有十分重要的指导意义。

  第三步:严格对现场审核进行控制。

  审核组应从总体上对受审核单位的生产现场、作业人员、设施设备、资源供应、后勤管理、办公场所等方面进行全面的检查,正面要求证,负面要取证,一切以痕迹化的记录为准,坚持实事求是的原则,忠实地填写内部审核检查表,一就是一,二就是二,做到了就是做到了,没做到就是没做到。由于是内部审核,审核员与受审核单位都是企业下属的部门,而且审核员与受审核单位的工作人员都是同事,而且绝大多数的从事管理体系工作的人员都是兼职,因此内部审核往往以相互交流、相互指导和学习为主,好的方面一定要提倡,不好的方面要把问题讲透彻,同时一定要给出改进方案或建议,切记不可泛泛空谈问题,回避解决方法,那样只会让受审核单位一头雾水、无所适从。

  第四步:正确认识不合格报告。

  内部审核的目的是验证管理体系在企业内部运行是否与标准相符,一次有效的内部审核需要有高素质的、有责任心的、有审核能力的审核员去实施。审核员的独立性如果得不到保证的话,将会给审核工作埋下隐患。内部审核一般都不会开具严重不合格报告,但是一般不合格报告通常都是要开的,只是数量多少的问题。大多数单位的领导都会这样认为,不合格报告开得多了,说明管理体系工作没做好,往往对具体工作人员进行责备。其实不合格报告数量多少与管理体系运行质量之间没有必然联系,做得好的地方可能审核组没有看到,而管理上的缺陷、漏洞、失误却被抓住了。这种情况在审核过程中是再正常不过了,因为审核的原则之一就是“正面求证,负面报告”,做的好的只是证明一下,做的不好的反而被拿到桌面上了。也正是基于此,管理体系工作常常被称为是“遗憾的艺术”。正确对待不合格报告,就要对不合格产生的原因进行全面、客观的分析,科学、合理地制定纠正预防措施,切实改进管理体系绩效。

  第五步:客观、审慎地形成最终的审核结论。

  审核结论是内部审核工作的最终结果,也是各种要素输入后所产生的最终结果。一般来说审核报告以反映企业管理体系运行的实际情况为主,将企业遵守法规的情况、目标方针、文件控制、规章制度的执行情况以及人力资源配备情况进行综合描述,最后对照审核发现进行综合评价后形成的最终结论。这个结论对于企业管理体系的持续改进来说具有重要意义。作为一种管理手段,内部审核通过诊断,发现管理体系运行中存在的问题的症结,并与最高管理者、管理层、相关单位进行沟通,确保管理体系取得实效。

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