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缩短基层新员工入职手续办理耗时

——以云南省新平县烟草专卖局(分公司)为例
2022年05月18日 来源:烟草在线 作者:成宏良、⽩家才、⽩舒娴
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⼈⼒资源管理是企业管理中⼀项重要的⼯作,⽽新员⼯招聘⼜是⼈⼒资源管理的重点⼯作,涉及⼲部职⼯切身利益。因为招聘⼊职⼿续步骤繁杂,⽽且时效性要求很强,⼀旦⼿续耗时过长,⼯作很可能出现滞后等严重的失误,造成不可 估量的影响。本课题⼩组通过分析研究办理新员⼯⼊职⼿续耗时情况,找出耗时过⻓相应的原因并制定对策,推进⼈⼒资源管理标准化流程,做到业务从启动到结束都有章可循, 既能保证业务的规范性,⼜能提⾼⼯作效率,最⼤程度地做到规范、标准、⾼效、准确。

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(活动计划)

⼈⼒资源⼯作涉及⼲部职⼯切身利益,准确性和时效性要求很⾼,⼀旦未按标准、按要求完成,将会导致严重的⼯作失误,造成不可估量的影响。

着眼于新平县局(分公司)⼈⼒资源管理的重点⼯作——新员⼯招聘,对新员⼯⼊职流程进⾏分析、总结和标准化处理,旨在缩短新员⼯⼊职⼿续办理的耗时,推进⼈⼒资源管理标准化流程,做到业务从启动到结束都有章可循,最⼤程度地做到规范、标准、⾼效、准确。因此,本QC活动⼩组将课题选定为“缩短新员⼯⼊职⼿续办理耗时”。

调查⼀:近年来新员⼯⼊职数趋势2017年⾄2021年新平县局(分公司)新员⼯⼊职数量情况为:2021年上半年⼊职X名,2021年下半年⼊职X名,2020年⼊职X名,2019年⼊职X名,2018年⼊职X名,2017年⼊职X名,共有XX名新员⼯⼊职。根据需求预测,2022年还将有XX名新员⼯⼊职。新员⼯⼊职成为近年来新平县分公司⼈⼒资源管理中的⼀项常规重要⼯作。

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(新⼊职员⼯数量)

调查⼆:近五年新员⼯⼊职⼿续平均耗时为了保证数据的科学性、合理性,统计分析数据剔除了部分因偶然发⽣、不符常态的数据。对新平分公司近5年新员⼯⼊职⼿续办理耗时的调查统计得出,过去5年中新员⼯办理⼊职⼿续平均耗时为23个⼯作⽇,其中劳动合同管理2⽇,档案管理14⽇,⼊职谈话1⽇,岗前培训2⽇,办理薪酬保险2⽇,⼈⼒资源系统信息维护1⽇,其它1⽇,加上周末时间,耗时接近⼀个⽉。

近五年新员⼯⼊职⼿续耗时表(单位:天)

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调查三:各项⽬耗时分析根据近五年新员⼯⼊职⼿续耗时表,制出新员⼯⼊职⼿续耗时频率表。

新员⼯⼊职⼿续耗时频率

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根据统计表制出排列图

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由排列图可以看出,档案管理占新员⼯⼊职⼿续总耗时5的 60.87%,是⼊职⼿续办理耗时过⻓的主要原因。缩短⼊职⼿续办理耗时的关键在于提⾼档案管理的效率,减少档案管 理耗时。

分析档案管理⼿续各分项耗时情况 1.⼩组进⼀步对档案管理⼿续各流程和其耗时进⾏调查分析,整理通知调档、收⼊档案、查补材料、审核汇编、档案装订和归档六个流程的耗时数据,得出表 5:档案管理⼿ 续耗时频率表。

档案管理⼿续流程

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档案管理⼿续耗时频率表

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由于“收⼊档案”耗时主要取决于新员⼯原档案所在地(⾼校、⼈才市场)寄出时间以及快递转运时间,“查补材料”耗时主要取决于新员⼯将所缺材料补充回来的时间,耗时不受⼩组活动控制,因此将两个项⽬耗时从《档案管理耗 时频率表》中删除,得出表《档案管理耗时频率表》(调整)。

档案管理⼿续耗时频率表(调整)

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根据统计表制出排列《档案管理⼿续耗时频率》。由排列可以看出,审核汇编占档案管理⼿续总耗时的64.71%,是档案管理⼿续耗时过⻓的症结。缩短档案管理⼿续耗时的关键在于提⾼审核汇编的⼯作效率。

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综上现状调查分析所述,可得出:结论⼀:新员⼯⼊职⼿续办理是当前和今后⼀段时间内新平县局(分公司)⼈⼒资源管理的⼀项重要⼯作。

结论⼆:对近5年的⼊职⼿续耗时数据分析显示,平均23个⼯作⽇的⼊职⼿续耗时过⻓,不利于进⼀步开展后续⼯作,难以保证招聘⼯作的效率和质量。

结论三:⽬前⼊职⼿续办理耗时⻓的主要原因在于“档案 管理”所需时间过⻓。进⼀步分析知审核汇编是问题的症结所在。因此缩短新员⼯⼊职⼿续办理耗时是⼀个亟待解决的问题,解决此问题的关键在于提⾼审核汇编的⼯作效率。

设定⽬标 (⼀)根据现状调查分析,当前耗时过⻓的症结程度是60.87%×64.71%,预计通过⼩组活动可以解决症结的85%左右。通过计算,预计⼊职⼿续耗时可以降低到15.天。

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根据⼯作天数计算实际,结合实际情况的复杂性和多边性,本次⼩组活动的⽬标设定为:办理新员⼯⼊职⼿续的平均耗时减少到16个⼯作⽇。

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通过QC⼩组活动,针对性地提出解决措施,在2021年7⽉对当年新员⼯⼊职⼿续办理过程中加以运⽤,并在8⽉进⾏效果检查。另外,本⼩组还将努⼒拟定⼀套符合新平分公司⼈⼒资源管理业务实际,针对新员⼯⼊职的业务⼯作标准化流程。

原因分析 ⼩组成员针对课题症结,即审核汇编⼿续耗时较⻓,结合新平分公司现状,采⽤头脑⻛暴法,从“⼈机料法环”五个⽅⾯进⾏分析,得出以下⼗⼀个末级原因。其中⼩组活动不可控的因素五个:专业不对⼝、编制不够、职⼯数量有限、档案资料历史遗留问题较多和⼈事劳资科办公场所有限。因此可以得到六个末端因素。

1.⼈:⼈⼒资源管理⼈员学习培训不到位。

2.机:缺乏专⽤装订机。

原因分析图

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3.料:通知新员提交和补充归档材料不及时,与相关单位沟通配合不到位。

4.法:缺乏相关的标准化⼯作流程。

5.环:档案审核专⽤办公场所没有设定。

确定主要原因 为确定要因,⼩组成员根据末端因素,制定要因确认计划表,并根据计划逐⼀验证和确认。

要因确认计划表

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末端因素⼀:⼈⼒资源管理⼈员学习培训不到位

确认内容:近五年来⼈⼒资源管理⼈员参加档案管理培训的次数和效果。

确认标准:1.⾄少应该有⼀⼈参加过档案管理专项培训;

2.取得档案管理培训结业证书。

确认⽅法:历史数据查询。

确认过程:1.查询烟草⽹络学院职⼯教育培训数据,以及⾏业外培训数据,显示2017年1⽉⾄2020年12⽉⽆档案管理相关培训记录。

2.2021年2⽉市局组织开展⼈事档案专项审核相关培训,有两名相关职⼯参与培训但未取得结业证书,并且培训后⽆⼯作数据记录,难以检验培训效果。

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3.三名⼈⼒资源管理⼈员均⽆档案管理相关学术背景,直接影响档案审核汇编的⼯作耗时。综上所述,⼩组将⼈⼒资源管理⼈员学习培训不到位确认为要因。

确认结果:要因

责任⼈:⽩某某

确认时间:2021年6月3日

末端因素⼆:缺乏专⽤装订机

确认内容 是否配备专⽤装订机。

确认标准 按照提升效率诉求,应配备专⽤装订机。

确认⽅法 现场查看,对⽐分析。

确认过程 1.经现场查看,⼈事劳资科办公室未配备专⽤装订机。

2.新员⼯⼊职时,⼈资主管部⻔需接收⾼校或⼈才市 场转递的个⼈档案,并按照《云南省烟草专卖局关于印发⼈事档案管理⼯作办法的通知》(云烟专[2020]91号),对职⼯毕业形成的毕业证学位证等散件材料进⾏装订归档。

3.现状调查发现,“档案装订”耗时占档案管理⼿续总耗时的17.65%,是档案管理⼿续耗时过⻓的次主要原因。

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4.进⼀步对⽐分析“档案装订”的⼏种⽅式。⼩组采⽤成员⽅案打分制,从便利性、安全性、效率性等维度 对档案装订的三个⽅式打分,评价为“较好”得2分, 评价为“⼀般”得1分,评价为“较差”⽐不得分,评价为“不好”扣1分。将⼩组三位成员打分汇总,分别取 平均值后得出以下统计表:

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从统计表看出⾃⾏装订评分明显⽐第三⽅装订⾼;⾃⾏装订中,配备专⽤装订机评分与借⽤其他科室装订机评分基本持平。

5.验证评分的客观性和可靠程度。

 ①档案装订除了新员⼯⼊职的⼋⽉外,其他时间不常 发⽣,因此可将“便利性”这评价⼀维度合理忽略。

②⽬前可借⽤的专卖监督管室和财务管理室装订机型号相同,均是向物资采购中标单位采买所得,因此将装订机功效 视同⼀致。

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③进⼀步验证借⽤其他科室装订机的可实现性,⼩组成员于2021年5⽉10⽇、5⽉20⽇、5⽉31⽇;6⽉3⽇、6⽉17⽇;7⽉13⽇、7⽉22⽇分别到专卖监督管室和财务管理室观察相关⼈员是否在使⽤装动机,并问询是否可以出借装订机。5⽉10⽇财务管理室使⽤装订机装订会计凭证,其余时间两台装订机处于空闲可借出状态。专卖室装订卷宗材料具有不确定性,⽽财务室装订凭证⼀般为⽉初某⼀天,因此⼩组判断⼤概率可以借到装订机。

综上所述,专⽤装订机的配备不是必需的,因为有⼏乎等效的替代⽅案,缺乏专⽤装订机并不会明显对档案装订耗时造成不利影响。因此,⼩组将缺乏专⽤装订机却认为⾮要因。

确认结果:⾮要因

责任⼈:⽩某某

确认时间:2021年6月21日

末端因素三:通知新员⼯提交和补充归档材料不及时

确认内容:近三年来新员⼯⼊职时档案资料收归时⻓。

确认标准:档案资料收归时⻓是否符合《云南省烟草专卖局关于印发⼈事档案管理⼯作办法的通知》(云烟专[2020]91号)相关要求,是否及时。

确认⽅法 历史数据查询、现场调查。

确认过程 1.经查阅近五年来的归档信息登记表,判断档案资料从收取到归档所耗费的时间符合相关⽂件要求(不超过⼀个⽉)。

2.查询2017年8⽉3⽇、2020年11⽉3⽇、2019年8⽉10⽇通知新员⼯调档和补充材料的通知记录显示,2017年和2020年通知时间为新员⼯报道当⽇,2019年为报到前2天。

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因此将档案资料收归不及时确认⾮要因。

确认结果:⾮要因

责任⼈:成某某

确认时间:2021年7月16日

末端因素四:与相关单位的沟通和配合不到位

确认内容:否及时与市局(公司)、⾼校、⼈才中⼼和社保局等相关单位对接,办理新员⼯⼊职⼿续。

确认标准:在与相关单位对接过程中有⽆超过正常时

间内的耗时。

确认⽅法:历史数据查询、现场调查。

确认过程:由于⾏业招聘流程和⾼校、⼈才中⼼对毕业⽣档案管理⽐较规范,政务中⼼便⺠服务效能也能有效发挥,因此,⽆需进⼀步确认对症结的影响程度,将与相关单位的沟通和配合不到位确认为⾮要因。

确认结果:非要因

责任⼈:张某某

确认时间:2021年8月9日

末端因素五:缺乏标准化⼯作流程

确认内容:是否制定新员⼯⼊职⼯作标准化流程。

确认标准:按照提升效率诉求,应制定新员⼯⼊职⼯作标准化流程。

确认⽅法:查阅资料,现场调查,分析对⽐。

确认过程:1.查阅省市县三级⼈⼒资源管理的相关⽂件资料,没有针对新员⼯办理⼊职⼿续的相关标准化⼯作流程。

2.在办理新员⼯⼊职⼿续时,往往⼿续繁多,容易缺漏。缺乏⼀套有章可循的⼯作流程,直接影响了⼯作效率,出现时效性和准确性不⾼的问题,直接造成办理⼿续耗时过⻓的后果。

3.对⽐分析相关有标准化⼯作流程的业务耗 费时间以公积⾦⽹上⼤厅单位业务操做为例,对⽐标准⼯作流程制定前后⼯作效率。2021年4⽉29⽇与5⽉20⽇新平县住房公 积⾦中⼼在⼯作群上传“操作⼿册”和“单位 ⽹厅操作常问题。

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取2020年12⽉与2021年6⽉⽹厅⼯作数据(⼯作流程制定前后两次基数调整),对⽐得到如下统计表:

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由于⼊职⼿续流程化管理的特点与之类似,因此,可合理得出缺乏标准化⼯作流程会对⼊职⼿续耗时造成不利影响,⼩组将其确认为要因。

确认结果:要因

责任⼈:白某某

确认时间:2021年6月30日

末端因素六:档案审核专⽤办公场所没有设定

确认内容:是否启⽤档案审核专⽤办公场所。

确认标准:按照提升效率诉求,应启⽤⼈事档案办公场所。

确认⽅法:现场调查。

确认过程 1.2017年以来,没有设定新员⼯档案审核专⽤办公场所;档案审核汇编⼯作在⼈事劳资科办公室开展。

2.由于⼈事劳资科办公室⼈员进出频繁,开展档案审核汇编⼯作难免被打断,影响⼯作效率。出于⼈事档案资料的保密性和安全性考虑,需要将该项特殊⼯作与⼈⼒资源管理⽇常⼯作分开,即需要设定⼀个单独的空间进⾏档案管理的相关⼯作。因此,将档案审核专⽤办公场所没有设定确认为要因。

确认结果:要因

责任⼈:成某某

确认时间 2021年4月10日

制定对策

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对策⼀:加强⼈⼒资源管理⼈员的学习教育培训

(⼀)运⽤“中国烟草⽹络学院”平台进⾏学习

1.主题:⼲部⼈事档案“321”专项审核⼯作法

学时:0.9学时

时间:2021年5⽉6⽇

学习内容:围绕⼲部⼈事档案“三龄、两历、⼀ 身份”,如何进⾏审核,审核中应注 意的问题及须掌握的相关政策⽂件,完善⼲部⼈事档案,提升⼈事档案管理质量。

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完成情况:完成4⼈次,成某某、张某某、⽩某某、罗某某

效果评估:掌握了“三龄、两历、⼀身份”的审核管理⽅法。

2.主题:如何整理⼲部⼈事档案

学时:0.4学时

时间:2021年5⽉14⽇

学习内容:讲解⼲部⼈事档案整理⼯作的六个步骤,即鉴别、分类、排序、编⽬、技术加⼯及装订,并对其中需要注意的知识点进⾏了说明。

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完成情况:完成4⼈次,成某某、张某某、⽩某某、罗某某

效果评估:掌握了档案资料的鉴别、分类、排序、编⽬、技术加⼯及装订。

(⼆)积极参与线下培训进⾏学习

主题:⼈事业务知识培训

时长:面授1.44天

时间:2021年3⽉11⽇-3⽉12⽇

学习内容:⼲部选拔任⽤⼯作、薪酬管理、教育培训、补充医疗保险、专业技能鉴定、⼈事档案管理等政策解读。

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完成情况:完成4⼈次,施某某、成某某、张某某、罗某某

效果评估 掌握⼈事档案管理⼯作要点,薪酬保险管理的办理细节

(三)开展⼩组成员线下交流学习

1.主题:学习相关政策⽂件

学时:0.5学时

时间:2021年3⽉26⽇

学习内容:1.习⽂件《云南省烟草专卖局关于印发⼈事档案管理⼯作办法的通知》(云烟专[2020]91 号);

2.进⼀步解读省局(公司)⼈事档案审核管理政策要点。

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完成情况:完成3⼈次,成某某、⽩某某、⽩某某

效果评估:掌握⽂件《云南省烟草专卖局关于印发⼈事档案管理⼯作办法的通知》(云烟专[2020]91 号)

2.主题:交流档案审核汇编⼯作

学时:0.5学时

时间:2021年4⽉2⽇

学习内容:确认“三龄、两历”的认定细节,讨论档案审核中应注意的问题,讨论档案资料的鉴别和分类。

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完成情况:完成3⼈次,成某某、⽩某某、⽩某某

效果评估:确定“三龄、两历”的认定⽅法,以及档案资料的鉴别和分类。

对策二:制定标准化⼯作流程

2021年7⽉23⽇,在QC⼩组组⻓、时任⼈事劳资科科⻓成宏良的带领下,⼩组成员梳理了⼀份⼯作流程:新平县分公司新员⼯⼊职⼯作流程(试⾏)。待2021 年8⽉办理当年新员⼯⼊职时检验效果后再进⼀步完善,最终形成正式标准或⽂件来参考。

新员⼯⼊职⼯作流程(试⾏)(略)

对策三:设定和启⽤档案审核专⽤办公场所

2021年3⽉16⽇,经过⼩组组⻓向县局(分公司)申请并获得领导同意,将分公司机关办公楼XXX办公室设为档案审核专⽤办公场所。XXX办公室设三个⼯作台,两台笔记本电脑,四组档案⽂件柜,⼀台打孔机。管理⽅⾯,施⾏互相监督制约的管理制度。XXX办公室钥匙由⼀⼈保管,档案柜钥匙由另⼀⼈保管,不得私⾃配置钥匙,确保⼈事档案只有在两个⼈同时在场时才能打开。本⼈不得翻阅⾃⼰的档案。

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(档案柜)

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(档案柜钥匙)

效果检查 ⽬标达成情况。⼩组成员通过⼀系列的学习培训,在档案审核专⽤办公室,按照新平县分公司新员⼯⼊职⼯作流程(试⾏),以202X年X⽉XX名新员⼯⼊职⼿续办理耗时做效果检验,得到以下数据:

2021年8⽉新员⼯⼊职⼿续实际耗时表

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档案管理实际耗10个⼯作⽇,⽐活动前耗时少4个⼯作⽇, 劳动合同管理、岗前培训、办理薪酬保险实际耗时1个⼯作,⽐活动前耗时少1个⼯作⽇;⼊职谈话、⼈⼒资源系统信息维 护和其它⼯作实际耗时0.5个⼯作,⽐活动前耗时少0.5个⼯作⽇。合计实际耗时14.5个⼯作⽇,⼩于⽬标值16个⼯作⽇,⽬标达成。

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效率分析 与活动前⼊职⼿续办理耗时23个⼯作⽇相⽐,⼩组活动后实际耗时14.5⽇,减少8.5个⼯作⽇,⼯作效率提升了36.96%。

Δ=(活动前值-活动后值)/活动前值×100% =(23-14.5)/23×100%=36.96%

活动前后耗时表

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其中,档案管理⼯作耗时从14⽇减少到10⽇,降幅为 (14-10)/14×100%=28.57%,占总降幅47.06%,在所有流 程项⽬中降幅占⽐最⼤;劳动合同管理、岗前培训、办理薪酬保险⼯作耗时均从2⽇减少到1⽇,占总降幅11.76%;⼊职谈话、⼈⼒资源系统信息维护和其它⼯作均从1⽇减少到0.5⽇,占总降幅5.88%。

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效果分析2021年8⽉新员⼯⼊职⼿续实际总耗时为14.5个⼯作⽇, 其中档案管理耗时10个⼯作⽇,各个流程项⽬耗时明细如表11所示。

活动后档案管理项⽬耗时表

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剔除⼩组活动不可控的档案收寄、查补材料等因素后,得到统计表:

活动后档案管理项⽬耗时表(调整)

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根据统计表制出排列图

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根据活动后档案管理项⽬排列图,档案管理项⽬28耗时中,审核汇编占⽐40%,档案装订占⽐30%,归档占⽐10%,通知调档占⽐10%。审核汇编已经不再是档案管理⼿续耗时过⻓的症结。因此,可以在⼀定程度上说明本次⼩组活动取得了实效。

巩固措施 ⽂件巩固:进⼀步完善“新平县分公司新员⼯⼊职⼯作流程(试⾏)”,新员⼯⼊职⼿续标准化⼯作流程,进⼀步完善⼈事档案专⽤ 办公场所管理制度,致⼒于将其制成分公司标准或⽂件,以便在今后的⼯作中持续参照执⾏。

⽇常⼯作巩固:在⼈⼒资源管理的⽇常⼯作中(如薪酬管理、社保⽹厅 操作等)积极运⽤标准化⼯作流程,形成流程⼯作习惯。

学习巩固:保持持续学习的精神状态,不断更新⾃⼰的知识体系,加强QC⼯具的运⽤,提⾼发现问题、分析问题和解决问题的能⼒。

总结及下⼀步打算:通过本次活动的开展,⼩组成员发挥了专业技能和优势,充分沟通交流探讨,顺利完成了设定的⽬标,使⼩组成员的专业技术、管理⽅法和综合素质有了很⼤的提升,同时积累了很好的经验。

⼩组能⼒对⽐表

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1.专业技术。在活动中,⼩组成员分析要因制定对策和实际测评,更加系统化、细致化,提升了⾃身的业务技能。

2.管理⽅法。⼩组严格按照QC活动的程序开展活动,学会了运⽤质 量管理的⽅法和⼯具解决⼯作中的存在问题,在实际运⽤中提升了⼩组成员使⽤QC⼯具的能⼒。并将新学到的技能运 ⽤到⼯作当中。

3.综合素质。⼩组成员的QC知识、创新能⼒、分析解决问题的能⼒、团队合作、协调与组织能⼒都得到了加强。具体对⽐评价详⻅:

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本次⼩组顺利的完成了设定⽬标,在活动中也暴露出⼀些问题,如QC⼯具的运⽤存在局限性,创新思考能⼒上未充分拓展,有关QC的知识还有待加强提⾼。

在下⼀步⼯作中,将继续以问题为导向巩固对策后取得的良好效果,加强监督完善不⾜。争取在2022年度新员⼯⼊职⼊职⼿续办理中继续运⽤活动成果,不断提⾼⼯作效率。同时把本次活动成果好的经验、好⽅法推⼴应⽤,从⽣产销售等各部⻔找出制约提升⼯作⽔平的要因并制定合理对策,共同进步。

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