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应用自动化设备应立足于“省人”

2006年11月16日 来源:烟草在线摘自中国管理传播网 作者:张西振
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  烟草在线摘自中国管理传播网

  要考虑综合成本 

  机房耗电被当作一个“问题”,正式提上万益新星集团高层会议议事日程,这件事情本身就很有意味。这似乎可以表征,一个以计算机为主要标志的新时代,从此不再仅仅是一个概念,而是真真切切地走进企业经营管理之中了,或者说,在企业中,计算机再也不是一种特殊的、时髦的玩意,而是同普通生产设备一样,需要综合考虑它的购买成本、使用成本以及对企业盈利的贡献。 

  万益新星集团出现这种情况一点也不奇怪,因为计算机如同农业时代的梨耙、工业时代的生产线一样,是知识经济时代的基础设施,或者干脆说,计算机和软件一起,就构成了“知识生产”的生产线。 

  那么,如同对待生产线一样,考虑它的“综合成本”也就是理所当然的事情了。但是,尽管万益新星集团的高层已经将这个问题提出来,但总经理、财务总监与CIO老高对这个问题的认识还并不到位。 

  总经理虽然知道一个“绿色信息化”的名词,但并没有清晰的概念,因此也提不出高屋建瓴的指导思想来。毋宁说,总经理过问这个问题,是出于一个企业家的本能和直觉(他的职责是对企业盈利负责)。 

  财务总监最真切地看到了机房运营的实际成本,但他也许还是将信息化作为一种“未来时”的东西来看待的,因此提出要给予特殊照顾;CIO老高显然还停留在技术思维层面,如果说他也在考虑经济问题,也仅仅是期望总经理对信息化“多有所投入”而已。 

  理性分析、理性投资 

  其实,万益新星集团从总经理到CIO,只要明确几个关键点,做出正确的决策并不难。笔者认为,他们的“绿色信息化”决策至少要考虑如下三点: 

  第一、明确“买计算机的成本≠用计算机的成本”,也就是要从“综合成本”的角度来考虑问题。购买计算机与生产线设备选型所需要考虑的因素是一样的,不但要考虑它的购买成本,还要考虑它的效率、使用方便性、维护方便性、寿命、自身耗电与占用空间大小等因素,从购买、安装、使用、维护、维修等各个环节计算它的综合成本。 

  我想,只要有了这样一个指导思想,CIO老高也就不用嘀咕如果全部更换机器,需要多少的投入以及如何计算因为业务暂停而造成的损失等,财务总监会很快计算出怎样做更划算。如果从整个机器的生命周期去计算综合成本,是否更换机器的决策是能够非常明确地做出的。 

  第二、从以下这个角度来考虑问题,案例中各部门那“一张张填不饱的大嘴”也就容易应付。 

  这些信息化项目需求的理由在笔者看来都是不充分的,所有的部门立足点都是“提高效率”、“丰富功能”、“实现自动化”……没有一个部门论证这些投资能够给企业带来多少实实在在的运营费用节省。 

  “提高效率”是节省了作业人员的力气,甚至减少了作业人员的工作时间,但是否减少了员工的数量(恐怕因为增加几台电脑、改善某个系统而缩减某个部门的人员编制,这个部门经理并不乐意)。 

  丰田公司的大野耐一认为,自动化设备的利用不能立足于“省力化”,而应该立足于“省人化”,这样才能给企业带来实实在在的收益。如果自动化设备的投入并没有减少人工成本,那么自动化设备所带来的只能是更多的“浪费”。 

  有位朋友戏言一台电脑相当一个文员、一台服务器相当于一个副总,是有一定道理的,因为一台电脑、一台服务器的购买成本、维护费用、使用过程消耗,与增加一个人手的成本是相似的。如果这位朋友说的没错,那么,就要看添置一台电脑是否节省了一个以上的文员,添置一台服务器是否节省了一个以上的副总。如果没有因为电脑的增添而相应的“省人”,就有理由认为这里面存在“浪费”。 

  起源于丰田大野耐一的精益管理思想认为,一切消耗了资源而不创造价值的东西都是浪费,所以,“绿色信息化”的理念应该包含这种精益管理的思想,CIO也应自觉地、努力地去发现和消除一切可能的浪费。 

  第三、从“浪费”这枚硬币的另一面来看,一切信息化投资的决策,要立足于创造价值。这里的“价值”不应仅仅从技术的角度来理解,不能仅仅把提高了效率、实现了自动化、实现信息透明等似是而非的东西作为“价值”的替代品,而是要找到真正的促进企业市场成功和盈利增长的价值。 

  前几天刚刚读过TOC(约束理论)的创始人高德拉特撰写的第四本管理小说《还不足够》,他认为ERP厂商应该从卖科技转变为卖价值,我们是否可以从用户的角度说,购买软硬件,也要从买科技转变为买价值? 

  当计算机成为企业生产经营的基础设施之后,科技迷信的时代也应该结束,理性地分析每一分钱的信息化投资,对于企业的真正价值,从而使信息化投资决策回归理性,是信息化真正成熟的标志。 

  笔者相信,万益新星集团的CIO老高,从这个角度来论证每一个项目的可行性,投资的多少已经不再是一个问题,老总不会反对能够赚来1000万的100万投资,但却会拒绝不能带来效益的100元投资。 

  自动化设备的利用不能立足于“省力化”,而应该立足于“省人化”,这样才能给企业带来实实在在的收益。 

  附录:案例原文《绿色信息化,知易行难》(作者:边凯) 

  烟灰缸里面的烟蒂已经快没有地方放了,可是万益新星集团的CIO老高依旧是一筹莫展,看着摆在自己面前的这几份业务需求报告,老高也不知道该如何分配资源才行。眼看就要提交明年的信息化规划预算,而这几份报告的金额就已经让老高无法承受。 

  要求越来越高 

  自从企业上了信息化以来,老高负责的信息部门为集团上上下下出了不少力,许多部门也是在老高的帮助下,从不信任信息化、拒绝信息化,逐渐过渡到接受信息化、离不开信息化。 

  因此,在老高的推动下,今年又有好几个新的项目相继上线,集团中的许多分公司、业务部门都享受到信息化带来的便利。 

  但是,“生的孩子多了,难免有几个要闹病的。”老高这次便是遇到这样的事情,销售部门说CRM(客户关系管理系统)的响应速度太慢,希望能够提高效率;行政部门说人事管理系统的功能不够丰富,希望能够增加功能;库存部门又提出要求要实现自动化的库存管理。这些信息化项目需求报告,在老高看来,就好像是一张张填不饱的大嘴。 

  正当老高权衡哪个项目该延缓的时候,电话铃响起,总经理办公室的小姜说:“高总,到了集团高层会议的时间,请您尽快到8楼会议室,今天要讨论财务预算的问题,您没忘吧?” 

  “没有没有,我这就下去。”老高匆匆挂了电话,拿上这几份文件向楼下走去,一边走一边想:也许老总看到了信息化的效果,会在信息化这边有更多投入。 

  添设备还是换设备 

  “今天,我们来初步讨论一下明年的业务规划问题,不过,规划不能盲目,要根据各部门的成本核算来进行规划才行。”老总开局的一句话,就让老高心里打起了鼓:我们信息部门一直是只花钱,不挣钱,要是这么考核,明年的日子不好过。 

  财务总监李总相继向老总介绍了集团各部门和分公司在前三季度的运行情况,轮到介绍信息部门的时候,李总特意提到:“因为信息部门属于集团的基础支撑部门,我建议他们的规划管理不应该同其它部门一样。” 

  李总的一句话,让老高心里踏实了不少,可是神还没定,李总又说:“不过,信息部门的运营费用确实是该考虑如何降低。” 

  紧接着,李总说出了一个数字,不仅让老高吃了一惊,让其他参会的领导也是吓了一跳:信息部门负责的机房在2006年前三季度的电费总计花费为385.34万元。 

  “啊?为什么费用这么高?老高,你们到底怎么搞的!”老总听到这个数字之后,质问道。 

  “刚开始建数据中心的时候,每一个项目都需要独立的IT设备,而且机房规划也是按照几年前的标准,现在这些东西都成了耗电大户,而且占用了很大的面积,我本来还想给数据中心扩大面积呢。”老高无奈地说。 

  “还要扩大?那费用还要增长多少?你为什么不换更加环保、高效的设备呢?现在不是都提倡绿色信息化吗?”老总又问道。 

  老总的这句话让老高真的是哑巴吃黄连,因为建设时间不同,数据中心里面的服务器已经成了多国部队,如果全部更换,那需要多少的投入才行,而且还不计算因为业务暂停而造成的损失。 

  但如果不更换,整个数据中心的运营成本只能越来越高,看着手里还攥着的这几份要钱的报告,老高觉得身上的包袱越来越重。

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